Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству 2021

      Комментариев к записи Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству 2021 нет

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание
1. Кадровое делопроизводство в 2021
2. Какая должностная инструкция у инспектора по кадрам в 2021 году
3. Должностная инструкция инспектора по кадрам
4. Инструкция кадрового делопроизводства 2021
  • Советы кандидату
  • Работа за границей
  • Правила прохождения интервью
  • Подготовка к собеседованию
  • Как написать резюме

В небольших компаниях чаще всего все кадровые процессы возложены на одного сотрудника. Нередко кадровик выполняет не только должностные обязанности, но и множество дополнительных функций.

На крупных предприятиях такая позиция невозможна из-за большого количества кадровой документации. Однако и здесь бывают ситуации, когда на кадровика возлагается масса других обязанностей.

При больших компаниях кадровая служба обычно состоит из нескольких специалистов и даже отделов. Продуктивнее всего разделять обязанности между сотрудниками, прописывая сферу деятельности каждого в должностной инструкции.

К обязанностям кадровых работников относятся:

  • прием и увольнение сотрудников (включая временных работников и подрядчиков);
  • составление и поддержание в актуальном состоянии кадровых документов;
  • уведомление сотрудников о внесении изменений в условия работы;
  • создание локальных нормативных актов;
  • подбор, обучение, переобучение персонала;
  • учет движения кадров;
  • внесение правок в документацию при изменении условий сотрудничества;
  • ведение воинского учета;
  • составление другой документации согласно специфике деятельности компании.

Пандемия и самоизоляция привели к появлению множества изменений в законодательстве. Правительству пришлось в срочном порядке отрегулировать удаленные рабочие взаимоотношения и другие нюансы, вызванные дистанционным сотрудничеством. Кроме того, в соответствии с государственной программой цифровизации приняты меры для перевода документооборота в электронный формат.

В данном законе появилась новая статья 185.1, дающая сотрудникам право на прохождение диспансеризации. Работодатель же получил предписание предоставить для этих целей три оплачиваемых выходных дня один раз в 3 года. Для работников старшего возраста диспансеризация проводится ежегодно, и на нее выделяется два дня.

Для получения выходных сотрудники должны написать заявление. Таким образом у кадровиков появились новые обязанности по визированию заявок, координации графика работы и составлению приказов.

Несмотря на то, что изменения в законодательстве появились еще в 2019 году, до настоящего времени многие о них не знают. Между тем, нарушение относится к серьезным, при выявлении способно повлечь за собой соответствующие наказания для предприятия и сотрудника кадровой службы.

Здесь регулируется порядок составления и сроки подачи документов по воинской ответственности. Согласно закону кадровик обязан предоставлять списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, оповещать сотрудников о вызовах по повестке. Также законодательство определяет, что в обязанности кадровика входит предоставление информации о всех принятых или уволенных работниках, состоящих на воинском учете.

Сам закон остался неизменным. Однако значительно ужесточились наказания за нарушение требований. В несколько раз увеличились штрафы за неверное оформление документации и несоблюдение сроков ее подачи в военкомат. Также изменили сроки давности по привлечению к ответственности за нарушения ведения воинского учета. Вместо двух месяцев они теперь составляют три года.

Ужесточились штрафы за неправильное ведение и хранение кадровой документации. Ранее при выявлении нарушений должностные лица оплачивали от 300 до 500 рублей. Нововведения увеличили штрафы до 3000-5000 рублей. Изменения коснулись только должностных лиц, непосредственно для компании наказание осталось прежним.

Работник должен написать заявление о предоставлении ему выплат ФСС. В документе обязательно указывается номер карты «МИР» для расчетов. Перечисления на другие платежные системы не осуществляются. Кадровик, передавая документы на выплаты, обязан проконтролировать этот момент.

1. Специалист по кадрам относится к категории специалистов.

2. На должность специалиста по кадрам принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Специалист по кадрам принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Специалист по кадрам должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;

— трудовое законодательство;

— структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития;

— порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;

— источники обеспечения предприятия кадрами;

— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;

— положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний;

— порядок избрания (назначения) на должность;

— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;

— порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;

— порядок составления отчетности по кадрам;

— основы психологии и труда;

— основы экономики, организации труда и управления;

— трудовое законодательство;

— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности специалист по кадрам руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Специалист по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

7. На время отсутствия специалиста по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Специалист по кадрам имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

Специалист по кадрам несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция специалиста по кадрам — образец 2021 года. Должностные обязанности специалиста по кадрам, права специалиста по кадрам, ответственность специалиста по кадрам.

При исполнении функционала кадровика в единственном числе работник обязан составлять не только рутинные документы, а совмещать изучение нормативной литературы, организацию документооборота и реализацию нововведений на практике.

Должностные обязанности кадрового работника на предприятии включают:

Кадровая служба или отдел кадров – это структурное подразделение компании, которое отвечает за работу с персоналом и кадровое администрирование. Кадровики занимаются оформлением приема на работу и увольнения с организации, оформлением кадровой документации, подготовкой локальных нормативных актов, ведением воинского учета и другим.

Если компания большая, как правило, формируется кадровая служба, включающая руководителя службы, главных и ведущих специалистов. Небольшие предприятия могут ограничиться одним-двумя кадровиками.

Существует несколько возможных вариантов.

Первый способ – оформить инструкцию как отдельный документ. Тогда один и тот же регламент может быть актуален для нескольких специалистов при условии, что они выполняют аналогичные трудовые функции.

Второй вариант – представить инструкцию в виде приложения к трудовому договору. В таком случае на каждого работника нужно утвердить отдельный документ.

1.1. Настоящая должностная инструкция специалиста по кадрам разработана в соответствии с Профессиональным стандартом: 07.003 «Специалист по управлению персоналом», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации №691н от 6 октября 2015 года; в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом, трудовым договором и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей специалиста по кадрам, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе организации (предприятия).
1.3. Специалист по кадрам назначается и освобождается от должности приказом руководителя в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором (контрактом) с работником.
1.4. На время отпуска и временной нетрудоспособности специалиста по кадрам его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника отдела кадров. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу директора, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
1.5. На должность специалиста по кадрам принимается лицо:

  • имеющее среднее профессиональное образование — программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации;
  • без предъявления требований к опыту работы.

1.6. Специалист по кадрам подчиняется непосредственно руководителю.
1.7. В своей деятельности специалист отдела кадров руководствуется должностной инструкцией, составленной на основании профстандарта, Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента, решениями Правительства Российской Федерации и иных органов всех уровней по вопросам, касающимся его трудовой деятельности, трудовым договором между работником и руководителем. Также, специалист по кадрам руководствуется:
административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;

  • Уставом и локальными актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководителя;
  • постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению кадрового делопроизводства;
  • стандартами унифицированной системы кадровой документации;
  • трудовым законодательством Российской Федерации;
  • правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
  • правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.

1.8. Специалист по кадрам должен знать:

  • порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
  • порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
  • основы документооборота и документационного обеспечения;
  • технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
  • порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
  • структуру организации (предприятия);
  • трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
  • основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
  • законодательство Российской Федерации о персональных данных;
  • локальные нормативные акты, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
  • нормы этики и делового общения;
  • базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
  • нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
  • локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок ведения документации по учету и движению персонала.

1.9. Специалист по кадрам должен уметь:

Основными трудовыми функциями специалиста по кадрам являются:
2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:
2.1.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу.
2.1.2. Ведение документации по учету и движению кадров.
2.1.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

3.1. В рамках трудовой функции ведения организационной и распорядительной документации по персоналу:

  • обрабатывает и анализирует поступающую документацию по персоналу;
  • разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);
  • осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.2. В рамках трудовой функции ведения документации по учету и движению кадров:

  • осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления коллективом, учету и движению персонала;
  • организует системы движения документов по персоналу;
  • собирает и проверяет личные документы работников;
  • осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
  • выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;
  • доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;
  • ведет учет рабочего времени работников;
  • осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

3.3. В рамках трудовой функции администрирования процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы:

  • организовывает документооборот по учету и движению кадров;
  • организовывает документооборот по представлению документов по персоналу в государственные органы;
  • осуществляет постановку на учет организации в государственных органах;
  • подготавливает по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналы, выписки, копии документов;
  • подготавливает уведомления, отчетную и статистическую информацию по персоналу;
  • осуществляет подготовку информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.4. Выполняет работу по комплектованию организации (предприятия) кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
3.5. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.
3.6. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
3.7. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.
3.8. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.
3.9. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
3.10. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале.
3.11. Составляет установленную отчетность.
3.12. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации.
3.13. Обеспечивает защиту прав и свобод работников при обработке персональных данных.
3.14. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания.
3.15. Соблюдает культуру и этику общения с персоналом, посетителями.
3.16. Соблюдает правила использования сети Интернет.
3.17. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
3.18. Специалист по кадрам соблюдает Устав и Правила внутреннего трудового распорядка учреждения, должностную инструкцию специалиста по кадрам по профстандарту, коллективный и трудовой договор, а также локальные акты и приказы руководителя.
3.19. Проходит в установленном законодательством Российской Федерации порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.
3.20. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в организации.
3.21. Специалисту по кадрам запрещается использовать неисправную мебель, электрооборудование, электроприборы, компьютерную и иную оргтехнику или оборуд��вание и мебель с явными признаками повреждения, курить в помещениях и на территории организации.
3.22. Повышает свою профессиональную компетенцию.
3.23. Осуществляет свою деятельность на высоком профессиональном уровне.

Специалист по кадрам имеет право:
4.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
4.2. Запрашивать лично или по поручению руководителя от работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.3. Требовать от администрации создания оптимальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности специалиста по кадрам.
4.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.5. На материально-технические условия, требуемые для выполнения должностных обязанностей специалиста по кадрам, на обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и пожарной безопасности, а также условиям, предусмотренным Коллективным договором.
4.6. Знакомиться с проектами решений руководителя, относящихся к его профессиональной деятельности, с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения.
4.7. Предоставлять руководителю на рассмотрение предложения по улучшению деятельности организации и усовершенствованию способов работы по вопросам, относящимся к компетенции специалиста по кадрам.
4.8. На моральное и материальное поощрение по результатам профессиональной деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.9. На защиту своей профессиональной чести и достоинства. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.10. Защищать свои интересы самостоятельно и/или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, которое связано с нарушением специалистом по кадрам норм профессиональной этики.

6.1. Специалист по кадрам выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному руководителем организации.
6.2. Специалист по кадрам самостоятельно планирует свою деятельность. План работы специалиста отдела кадров согласовывается непосредственно с руководителем.
6.3. Получает от руководителя информацию нормативно-правового характера.
6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и работниками, информирует их о решениях руководтеля по кадровым вопросам.
6.5. Информирует руководителя о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности. Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.
6.6. Информирует руководителя о недостатках в канцелярских принадлежностях, бумаге и иных расходных материалах, о поломках мебели и оргтехники, в электрооборудовании, водопроводной и отопительной системах.
6.7. Во время отсутствия специалиста по кадрам его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом руководителя. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у руководителя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления специалиста по кадрам с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре инструкции, разработанной по профстандарту, хранящемся у руководителя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Кадровое делопроизводство усложнилось в 2021, новые требования к документообороту, обработке персональных данных усилили роль кадровика в работе компаний. Ужесточились инспекционные требования. Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда.

О том, что сегодня проверяет Роспотребнадзор, читайте в нашем материале.

Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.

Вид документа

Назначение

Норма, предусматривающая его наличие

Правила внутреннего трудового распорядка

Закрепляют порядок трудоустройства и увольнения работников, режим работы и отдыха, применяемые дисциплинарные меры, права и обязанности сторон и т.д.

ст. 189 ТК РФ

График отпусков

Устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

ст. 123 ТК РФ

Штатное расписание

Закрепляет структуру, численность и состав персонала, названия должностей

ст. 57 ТК РФ

Журнал инструктажа по охране труда

Подтверждает, что работники успешно прошли обучение по охране труда

ст. 212 ТК РФ

Инструкции по охране труда

Устанавливают нормы безопасного поведения на рабочих местах

ст. 212 ТК РФ

Табель учета рабочего времени

Фиксирует фактически отработанное сотрудниками время и служит основанием для начисления зарплаты

Постановление Госкомстата России №1 от 5.01.2004

Положение о персональных данных работников

Регламентирует состав, порядок обработки и хранения персональных данных, условия их передачи третьим лицам, получение согласия на обработку

ст. 88 ТК РФ

Не вся документация по кадровому делопроизводству обязательна, некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.

Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена:

  • коллективным договором;
  • положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников;
  • правилами работы с архивом;
  • документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.

Оформляйте их по мере необходимости.

1420 108438

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции инспектора по кадрам, образец 2021 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий средним профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или начальным профессиональным образованием, специальной подготовкой по установленной программе и стажем работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года. Не забывайте, каждая инструкция инспектора по кадрам выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать инспектор по кадрам. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

Инспектор по кадрам:

1. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.

3. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

4. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

5. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

6. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

7. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.

Инспектор по кадрам имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

Инспектор по кадрам несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция инспектора по кадрам — образец 2021 года. Должностные обязанности инспектора по кадрам, права инспектора по кадрам, ответственность инспектора по кадрам.

Должностная инструкция инспектора службы по организации охраны

  1. Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность инспектора службы по организации охраны.

1.2 Инспектор службы по организации охраны относится к категории специалистов.

Инспектор службы по организации охраны назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению начальника службы безопасности.

1.3 Взаимоотношения по должности:

1.4.1 Прямое подчинение Начальнику службы безопасности
1.4.2. Дополнительное подчинение Директору предприятия
1.4.3 Отдает распоряжения −
1.4.4 Работника замещает лицо, назначенное приказом директора предприятия
1.4.5 Работник замещает −
  1. Квалификационные требования инспектора службы по организации охраны:
2.1. Образование* имеющее среднее профессиональное
2.2 опыт работы не менее 1 года
2.3 знания Приказы, инструкции, положения и другие нормативные документы, регламентирующие деятельность службы по организации охраны объектов.

Требования по технической укомплектованности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации объектов, складских и других обособленных помещений с хранением материальных ценностей.

Назначение и тактико-технические данные, применяемые на объектах средств охранно-пожарной сигнализации.

Структуру охраняемой организации, режим работы ее подразделений.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Инструкцию о пропускном режиме.

Порядок досмотра вещей и личного досмотра рабочих и служащих.

Порядок оформления материалов на лиц, задержанных за хищения, употребление спиртных напитков на производстве и нахождение на рабочем месте в нетрезвом состоянии.

Правила и нормы охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты
2.4 навыки −
2.5 дополнительные требования стаж работы в охранных организациях

* среднее профессиональное образование и стаж работы в должности инструктора по организации службы отряда охраны не менее 2 лет.

  1. Документы регламентирующие деятельность инспектора службы по организации охраны

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (начальника службы безопасности); Положение о службе безопасности, бюро пропусков, Должностная инструкция инспектора службы по организации охраны, Правила внутреннего трудового распорядка.

  1. Должностные обязанности инспектора службы по организации охраны

Инструктор службы по организации охраны:

4.1. Занимается организацией службы по охране объектов.

4.2. Контролирует своевременное и точное выполнение приказов и распоряжений личным составом, правильное ведение служебной документации.

4.3. Анализирует результаты работы личного состава.

4.4. Разрабатывает планы мероприятий по усилению охраны объектов, повышению эффективности использования имеющихся сил и средств.

4.5. Обобщает и распространяет передовой опыт в организации службы.

4.6. Контролирует несение службы нарядами: не менее трех раз в неделю проверяет посты в вечернее и ночное время.

4.7. Обобщает результаты проверок и готовит предложения по устранению выявленных недостатков.

  1. Права инспектора службы по организации охраны

Инструктор службы по организации охраны имеет право:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.

5.2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению охраны предприятия.

5.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.

  1. Ответственность инспектора службы по организации охраны

Инструктор службы по организации охраны несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

  1. Условия работы инспектора службы по организации охраны

7.1. Режим работы инспектора службы по организации охраны определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.

  1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда инспектора службы по организации охраны определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

Кадровое делопроизводство в 2021

До 01.01.2015 года финансовые санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были чисто символическими, что отражалось на должностных обязанностях кадровика. Руководство опасалось восстановления «обиженного» работника по решению суда и связанных компенсационных выплат за вынужденный прогул и причинённый моральный ущерб, а не штрафов трудовой инспекции.

С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:

  • отсутствие заключённого трудового договора, чем занимается кадровик;
  • оформления договорных обязательств с нарушением действующих законодательных норм;
  • заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью сокрытия платежей в бюджет и социальные фонды.

Функции специалиста по кадрам с введением штрафных санкций и внедрений в учёте кадровых нововведений требуют систематизации знаний и постоянного повышения уровня квалификации. Срок хранения документов по личному составу увеличился с 50 до 75 лет с 13.03.2016 года.

HR-отделы, выполняющие роль подразделения по работе с кадрами, имеют вполне четкий функционал, который и определяет их роль в деятельности предприятий.

В обязанности данной структурной единицы входит решение следующих задач:

  1. Подбор и прием на работу персонала.
  2. Оформление кадровой документации.
  3. Ведение воинского учета.
  4. Формирование локальных нормативных актов предприятия.

Кадровая служба может содержать разное количество специалистов, между которыми будет распределен функционал. Обязанности каждого работника можно конкретизировать в должностной инструкции.

При определении перечня обязанностей, имеющихся прав и уровня ответственности специалиста по кадрам, стоит учитывать некоторые важные законодательные изменения:

  1. В трудовом законодательстве появилось такое понятие, как «электронные трудовые книжки». Оно отражено в части 1 статьи 66 ТК РФ. Основанием для их введения стал закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года. Согласно этому документу, работодатель должен составлять для ПФ РФ форму СЗВ-ТД. Эту работу, как и обязательный инструктаж по вопросам перехода на электронные трудовые, можно возложить на специалиста кадровой службы.
  2. С 2019 года работники имеют право на получение оплачиваемых отгулов для прохождения диспансеризации. Об этом сказано в нормах закона № 353-ФЗ. Согласно части 1 статьи 185 ТК РФ персонал может получить такой выходной один раз в 3 года, написав соответствующее заявление и согласовав дату с работодателем. Работники предпенсионного возраста ежегодно получают 2 оплачиваемых дня для прохождения диспансеризации. Специалисты кадровой службы отныне должны готовить соответствующие приказы.
  3. Изменились сроки хранения кадровых документов. Актуальные нормативы отражены в Приказе Росархива № 236. Вместе с этим ужесточились и штрафы за неисполнение требований по условиям хранения документации. Согласно положениям закона № 341-ФЗ, ответственность для юридических лиц осталось прежней (5-10 тыс. рублей), а для HR-специалистов санкции увеличены до 3-5 тыс. рублей.

Прописывая в должностной инструкции актуальные требования и функционал кадровика, стоит помнить и об ужесточении ответственности за нарушения в области воинского учета. Согласно положениям закона № 132-ФЗ, административные штрафы выросли почти в 3 раза.

Должностная инструкция любого персонала, в том числе и специалистов HR-отделов, должна содержать 4 ключевых части:

  1. Общие положения.
  2. Обязанности работника.
  3. Права специалиста.
  4. Ответственность.

Как отмечает GR-директор HeadHunter Виталий Терентьев, актуальный закон не содержит рекомендаций по написанию этих разделов. При их составлении работодатели, как правило, берут за образец нормы ЕТКС и действующие профстандарты.

Какая должностная инструкция у инспектора по кадрам в 2021 году

В этой части должностной инструкции находят отражения всевозможные виды ответственности работника за неисполнение должностных обязанностей.

Кроме этого, стоит прописать наказание за следующие виды нарушений:

  1. Невыполнение требований ГК РФ, ТК РФ и КоАП РФ, связанных с непосредственными должностными обязанностями.
  2. Непринятие оперативных мер по пресечению нарушений ТК РФ, создающих угрозу для работы предприятия и персонала.
  3. Причинение имущественного или иного материального ущерба организации.
  4. Разглашение персональных данных специалистов, числящихся в штате.
  5. Несоблюдение приказов и распоряжений вышестоящего руководства.
  6. Невыполнение требований пожарной безопасности, ПВТР.

При составлении этого раздела стоит помнить, что за некоторые нарушения к ответственности привлекаются не только работники кадровой службы, но и предприятие. Например, некорректное составление трудового договора грозит штрафами в размере от 10 до 100 тыс. рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

  1. Инспектора по кадрам нанимает и увольняет директор организации, по рекомендации начальника отдела персонала.
  2. Инспектор по кадрам подчиняется руководителю отдела персонала.
  3. Кандидат на данную позицию обязан соответствовать следующим стандартам:
    • профильное средне-специальное образование;
    • опыт работы в подразделениях по кадрам от 1 года.
  4. На время отсутствия специалиста (командировка, отпуск, лечение заболевания) его рабочие обязанности исполняет другой специалист отдела персонала.
  5. От специалиста на этой должности требуется знание следующих вопросов:
    • актуальное трудовое законодательство и особенности его использования;
    • отраслевые нормы и правила;
    • стандарты делопроизводства по персоналу;
    • порядок составления документации по работникам для контролирующих инстанций;
    • нормативы учета кадровых изменений в организации;
    • основной кадровый состав организации и её управленческая структура;
    • методология проведения аттестации действующего персонала;
    • применяемые показатели оценки эффективности деятельности работников (KPI);
    • порядок оформления соответствующих льгот, дополнительных выплат, зарплат сотрудникам;
    • теоретические основы кадрового дела;
    • передовые практики работы с кадрами;
    • основные параметры трудовой политики организации;
    • методика заполнения баз данных о сотрудниках;
    • нормативы трудовой дисциплины и правила рабочего распорядка;
    • правила пользования компьютером, оргтехникой и соответствующим программным обеспечением.
  6. Инспектор по кадрам руководствуется:
    • трудовым законодательством;
    • отраслевыми нормами и стандартами;
    • документами организации;
    • разделами данной инструкции.

Инспектор по кадрам отвечает за следующие вопросы:

  1. Ведение текущего учета по кадровому составу организации.
  2. Взаимодействие с коллегами по вопросам ведения документации по персоналу.
  3. Обеспечение документирования кадровых изменений в организации.
  4. Подготовка мероприятий по профессиональной аттестации работников организации.
  5. Участие в планировании трудовой политики организации.
  6. Консультирование менеджеров и сотрудников организации по вопросам документарного обеспечения кадровой деятельности.
  7. Ведение личных дел сотрудников и внесение необходимых сведений в базы данных организации.
  8. Подготовка необходимой документации по персоналу для контролирующих инстанций.
  9. Участие в подготовке аналитических отчетов по вопросам кадрового обеспечения организации.
  10. Учет графиков отпусков, больничных, деловых командировок.
  11. Подготовка трудовой документации и справок для персонала.
  12. Подготовка документации по кадрам для архивирования, а также обеспечение её текущего хранения.
  13. Документарное обеспечение перечисления сотрудникам премий, дополнительных выплат, предоставленных им льгот.
  14. Осуществление текущего контроля по соблюдению графиков работ и трудовой дисциплины.
  15. Взаимодействие с сотрудниками проверяющих инстанций по вопросам кадров организации.

Инспектор по кадрам привлекается к ответственности:

  1. За материальный ущерб, причиненный работодателю из-за несоответствующих действий, — в соответствии с нормами трудового права.
  2. За разглашение внутренней информации организации — в тех границах, которые прописаны в законодательстве.
  3. За ненадлежащее выполнение трудовых функций — в пределах, определенных в трудовом законодательстве.
  4. За правонарушения, которые были совершены на рабочем месте, — в соответствии с разделами административного, трудового и уголовного права.

Инспектор по кадрам обладает правами:

  1. Предлагать менеджменту организации мероприятия по улучшению ситуации в области своей компетенции.
  2. Участвовать в собраниях отдела персонала по вопросам его развития.
  3. Требовать от сотрудников организации информацию, необходимую в своей трудовой деятельности.
  4. Получать премиальные выплаты по мере выполнения плановых показателей, оговоренных в соответствующих документах.
  5. Требовать от менеджмента организации поддержания оптимальных условий для эффективного выполнения своей трудовой деятельности.

Должностная инструкция инспектора по кадрам

Здесь описываются основы деятельности сотрудника:

  • Кем из руководителей он нанимается и увольняется.
  • Кому он подотчетен в своей деятельности.
  • Чем он должен руководствоваться в работе.
  • Каким стандартам квалификации он должен соответствовать.
  • Какие его умения нужны нанимателю.

Особую роль играет список умений, которые должны обеспечивать выполнение функций, закрепленных в следующей части. В зависимости от особенностей работодателя, этот список может варьироваться в разных компаниях.

Внимание! Для ряда профессий в инструкциях могут использоваться подходящие профстандарты или квалификационный справочник профессий (ЕКС).

Данная часть наиболее сильно отличается по различным фирмам. В компаниях разных размеров, организационно-правовой формы, специализации даже одинаковые специалисты могут выполнять различные функции, в особенности — второстепенные. Основное ограничение — чтобы эти различия укладывались в пределы параметров трудового договора. Также не рекомендуется нагружать специалиста дополнительными функциями, поскольку такая нагрузка может отвлечь его от основной деятельности.

В разделе перечислены несколько основных прав сотрудника: на внесение предложений руководству, участие в собраниях сотрудников и пр. В зависимости от особенностей кадровой политики нанимателя можно добавить и дополнительные права. Например, на получение служебного автомобиля или на частичную компенсацию работодателем расходов на сотовую связь.

После первоначального составления инструкции её нужно показать юристу, сотруднику кадрового отдела и непосредственному руководителю работника. После того как эти специалисты утвердят её текст, инструкция направляется на утверждение к руководителю предприятия. Окончательным сигналом её вступления в силу является подписывание инструкции всеми причастными лицами: директором, самим сотрудником, а также иными менеджерами, если их подписи нужны по правилам корпоративного документооборота.

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

  • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
  • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.

    Почему кадровое делопроизводство не стоит взваливать на бухгалтера

  • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Скачать образец Инструкции по кадровому делопроизводству

  • Особый отчет СЗВ-ТД за январь 2021 года.
  • Не нужно сдавать отчет о численности сотрудников.
  • Новая номенклатура дел.
    • Новый МРОТ (12 792 руб.).
    • Новые путевые листы.
    • Новые правила работы на вахте.
    • Новые формы уведомлений для МВД.
    • Новые квоты по иностранным сотрудникам.
    • Новые правила миграционного учета.
    • Новые электронные визы.
    • Мораторий на проверки.
    • Новый регламент проверок.

    • Скачать «Инструкцию по кадровому делопроизводству» на 2021 год.

    Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство позволяет нормально с ней справляться, если есть дополнительное время.
    Доверьте разработку и заполнение кадровой документации профессионалам.

    В текущем году изменений в трудовой кодекс и другие нормативные документы, которые регламентируют кадровый учет, на текущую дату внесены. Но законодатели рассматривают законопроект под номером 736 455−7, согласно которому часть обязательных кадровых документов может составляться в электронной форме без бумажных копий.

    К ним относятся:

    • Документация по приему на работу сотрудника;
    • Уведомления о начале официального отпуска;
    • Отметки об ознакомлении наемных работников с внутренними документами компании;
    • Приказы об оформлении командировок;
    • Составление графика очередных отпусков.

    Назначение такой инструкции — оптимизировать алгоритм работы с документами в организации, как бюджетной, так и коммерческой. Инструкция должна носить обязательный характер, быть согласованной со всеми заинтересованными лицами, а также не должна ухудшать положения персонала компании.

    Создание документа осуществляется в несколько этапов:

    1. Подготовка к написанию текста, консультации с руководителями отделов, изучение методических материалов.
    2. Написание текста инструкции.
    3. Согласование с определенными работниками. Для этого используют специальный журнал ознакомления либо работники расписываются на подготовленном для этого бланке.
    4. Утверждение документа приказом руководства.
    5. Введение его в работу.

    После издания приказа инструкция начинает действовать. Надо сказать, что все мероприятия для введения новой инструкции проводятся заранее, то есть до утверждения готовят новые бланки, настраивают программное обеспечение, обучают персонал работе по новым нормам. Если необходимо, то в должностные инструкции работников вносят все требуемые изменения.

    Сотрудники до издания приказа должны в тестовом режиме работать с новыми формами, базами данных, СЭД и т.д. Руководители отделов должны получить электронные подписи. То есть к дате утверждения инструкции все должно быть готово.

    Законодательно закрепленной формы такого приказа не существует, поэтому руководство организации может сформировать ее по своему усмотрению, используя выработанные практикой нормы.

    Что нужно указать в приказе:

    1. Полное и краткое название компании.
    2. Наименование документа (приказ).
    3. Номер приказа.
    4. Место и дату составления приказа.
    5. Суть приказа («Об утверждении инструкции по делопроизводству»).
    6. Текст. Здесь нужно аргументировать необходимость составления и издания приказа. Указать на внедрение новой инструкции по делопроизводству, на то, кто должен ознакомить с ней необходимых работников, кто отвечает за контроль над исполнением приказа. Как правило, это сам руководитель компании, если она небольшая.
    7. Подписи упомянутых в приказе работников.

    К приказу нужно приложить саму инструкцию. Ее нужно будет хранить вместе с ним.

    Инструкция кадрового делопроизводства 2021

    Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер» (ООО «Юпитер»)

    Приказ № 45

    г. Ижевск

    «12» августа 2020 года

    Об утверждении инструкции по делопроизводству

    В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ООО «Юпитер» приказываю:

    1. Утвердить инструкцию по делопроизводству, прилагаемую к настоящему приказу.
    2. Руководителям структурных подразделений ознакомить всех сотрудников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с ее нормами. Срок исполнения — до «19» августа 2020 года.
    3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

    Приложение: инструкция по делопроизводству на 65 л. в 1 экз.

    Генеральный директор Соколов / П. А. Соколов

    Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям. О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.

    1. Подготовка (включает в себя изучение методических и справочных материалов, опрос начальников отделов и подготовку проекта).
    2. Написание текста распоряжения.
    3. Согласование с заинтересованными сотрудниками (составляется специальный журнал ознакомления).
    4. Утверждение.
    5. Введение в действие.

    8.8. При замене служебного удостоверения действующее служебное удостоверение подлежит сдаче работнику, ответственному за ведение кадрового делопроизводства в компании, в день получения нового служебного удостоверения.

    7.6. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу трудовой книжки подписывает также сотрудник отдела кадров, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, после чего ставится печать компании.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

    • Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
    • унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
    • Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
    • Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
    • Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
    • Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
    • Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
    • Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
    • Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
    • Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
    • Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
    • Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
    • Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
    • инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.
    • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
    • Какова текучесть кадров?
    • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?
    • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
    • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
    • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).
    • Нужные нормативные акты (по трудовому праву, кадровым вопросам) в последней редакции Вы можете найти здесь >> Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф . Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
    • Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству. Также полезны будут кладовые справочных баз сайта.
    • Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.
    1. Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
    2. Пересмотр документов и проверка.

    Завершается оформление заявления личной подписью работника с расшифровкой и датой:Генеральному директору ООО «Метеор»Савельеву Петру Николаевичуот слесаря-сантехника механического цеха Васильева Анатолия Константиновича Заявление На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии:1.

    Это локальный акт, который определяет состав и правила подготовки кадровых документов в компании. Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала «Справочник кадровика» разработали образец Инструкции с учетом нового ГОСТ. Также учли особенности делопроизводства в бюджетных организациях.

    Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

    • Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить
    • Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт
    • Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция
    • Как закрыть делопроизводственный год
    • Акты
    • Банковские
    • Кадровые
    • Кассовые
    • Ещё
      • Командировочные документы
      • Нотариальные документы
      • Товарные документы
      • Торговые документы
      • Характеристики

    Сотруднику понадобятся следующие ресурсы:

    • Нормативные акты: трудовое право, кадровая документация. Все нормы должны быть в последней редакции. Нужны они для соблюдения законодательства в процессе создания кадрового делопроизводства.
    • Методички, книги по делопроизводству.
    • Программа для ведения кадрового учета. Самая распространенная – 1С. Однако, помимо нее, существует множество других программ, включая те, которые обгоняют 1С по функционалу. Преимущество 1С заключается в том, что в каждом городе есть специалисты по обслуживанию системы.

    Все справочные материалы можно достать бесплатно, однако программу придется приобретать.

    Сотруднику, который занимается организацией делопроизводства, нужно взять у руководителя копии учредительных документов. Кадровая документация составляется именно на их основании. Информация о порядке найма директора берется из Устава. Там же можно посмотреть иные условия трудоустройства:

    • Порядок установления заработной платы.
    • Срок заключения трудового договора.

    В Уставе может быть изложен порядок найма на работу ключевых специалистов, установления штатного расписания.

    Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:

    • Приказы, которые относятся к деятельности сотрудника. К примеру, это могут быть приказы о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность. Эти документы будут храниться на протяжении 75 лет.
    • Кадровые приказы. Срок хранения бумаг составляет 3-5 лет.
    • Карточки Т-2, в которые вносится информация о сотрудниках.
    • Трудовые книжки.
    • Трудовые договоры.

    Статьей 66,1 данного законодательства предусмотрены новые обязанности для кадровых работников. В связи с переводом предприятий на электронные трудовые книжки работодателей обязали составлять и подавать в Пенсионный фонд СЗВ-ТД. Обязанность по оформлению документа и его своевременной доставке в ПФР ложится на кадровиков.

    Благодаря изменениям в данном законе у кадровых работников появилась еще одна дополнительная обязанность. Теперь им необходимо информировать сотрудников о нюансах перехода на электронные трудовые книжки.

    Некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.

    Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена коллективным договором, положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников, правилами работы с архивом, документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.

    Оформляйте их по мере необходимости.

    Закон не содержит однозначный ответ относительного того, необходим ли такой документ или нет. Прямое указание в тексте нормативных актов отсутствует.

    Вместо этого на работодателя возложен ряд обязанностей в сфере кадрового, бухгалтерского делопроизводства, невыполнение которых является нарушением.

    Так, ст. 21 ТК РФ определяет право администрации предприятий создавать внутренние (локальные) правовые акты, которые призваны упорядочить определенные правоотношения внутри компании, ввести своеобразные алгоритмы, обеспечить однообразие действий.

    Инструкция по кадровому делопроизводству – это локальный правовой акт, разрабатываемый и утверждаемый предприятием в целях оптимизации действий, выполняемых в процессе приёма кандидатов на должность, увольнения, оформления отпусков и других операций по работе с персоналом.

    Инструкцией обычно предусматривается:

    • Круг лиц, ответственных за ведение кадрового делопроизводства (если компания располагает филиалами, следует указать, каким образом оформляются процессы в них, как подразделение должно взаимодействовать по вопросам управления персоналом).
    • Алгоритм операций, то есть что необходимо сделать, к примеру, в случае прогула работника и т.д.
    • Перечень внутренних, типовых документов, примеры их заполнения.

    Обычно управление персоналом осуществляется отделом кадров предприятия. Наряду с рассматриваемой инструкцией должно быть утверждено положение данного подразделения, должностные инструкции кадровых работников.

    При осуществлении кадрового делопроизводства инспекторы должны выполнять, прежде всего, условия трудового договора и ДИ. Рассматриваемая инструкция выступает не рекомендательным, а обязательным документом, следовать которому обязан каждый сотрудник.

    • Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить
    • Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт
    • Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция
    • Как закрыть делопроизводственный год

    Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

    Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

    Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

    • на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
    • на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.

      Почему кадровое делопроизводство не стоит взваливать на бухгалтера

    • на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

    Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

    Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

    Скачать образец Инструкции по кадровому делопроизводству

    Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

    Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

    Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.

    В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянно. Ограничения по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены.

    Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.


    Похожие записи:

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *