Документальное оформление командировки в 2021 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление командировки в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Командировки в 2021 году: шпаргалка для бухгалтера

2. Нужно ли командировочное удостоверение в 2021 году

3. Служебная командировка и служебная поездка. Положения по трудовому кодексу РФ

4. Какие документы для командировки в 2021 году

5. Служебное задание на командировку в 2021 году: подробности оформления

6. Служебные командировки работников в 2021 году: оформление и расчет

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

Командировки в 2021 году: шпаргалка для бухгалтера

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов ложится на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

Статьей 217 НК РФ установлен максимальный размер суточных.

Для командировок по России — 700 руб. в день.
Для командировок за рубеж — 2 500 руб. в день.

Организация вправе увеличить размер суточных своим внутренним приказом. Более того, суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т. п.

Чаще всего в организациях устанавливают повышенные суточные директору предприятия. Это может быть связано с дополнительными представительскими расходами и другими расходами на переговоры.

Если вы платите суточные сверх установленного размера, с суммы превышения нужно заплатить:

НДФЛ;
страховые взносы (кроме взносов на травматизм).

Суточные в размере, установленном в вашей организации:

полностью учитываются в расходах для налога на прибыль и при УСН (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
не облагаются взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:

беременных женщин — ст. 259;
несовершеннолетних — ст.268.

Важно!

Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны.

Проверьте, нет ли ограничений для направления работников в служебные командировки:

медицинского характера — ч.2 ст.259 ТК;
запрещены индивидуальным планом реабилитации инвалида;
по ученическому договору — ч.3 ст.203;
является зарегистрированным кандидатом — п.2 ст. 41.

Следующие категории сотрудников можно отправлять в командировки только, если есть их согласие:

сотрудницы с детьми до 3 лет;
одинокие родители / опекуны, воспитывающие ребенка до 5 лет;
работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения.

Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.

Важно!

При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В командировки направляются только работники — лица, с которыми заключен трудовой договор (п. 2 Положения о командировках). Местом постоянной работы считается место расположения организации или ее обособленного подразделения, работа в котором предусмотрена трудовым договором с работником (п. 3 Положения о командировках). Поездка работника головной организации в обособленное подразделение или работника обособленного подразделения в головную организацию также признается командировкой.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (кроме бюджетных организаций, для которых нормы устанавливаются законодательно).

При оформлении оплаты и выезда в командировку на один день нет отличий от долговременных поездок.

В бухгалтерской документации и в кадровых справках представленные дни учитываются и оплачиваются аналогично:

в случае, когда день выпал на рабочий, сотрудник получает средний свой заработок по месту работы;
если совпала с праздником или просто выходным днем, то выплачивается двойная сумма.

Существенным отличием является то, что суточные в этом случае не выплачиваются.

Если специалист уезжает в служебную командировку на срок до одного дня за границу, то ему выплачивается половина от среднего заработка.

При поездке на несколько дней, действующее законодательство предусматривает обязательную компенсацию, которая не облагается налогом на добавочную стоимость:

до 700 руб. по Российской Федерации;
до 2,5 тысяч рублей при поездке за границу, выплачивается в валюте пункта, в который отправляет работодатель.

Работодатель не должен оставлять своих специалистов без компенсации. Конечно законодательство не обязывает, но и не запрещает поощрять своих сотрудников.

Обязанность по возврату расходов прописывается во внутренних локальных документах. В ином случае, это может прописываться в коллективном договоре.

Иначе, работодатель должен издать соответствующий приказ о дополнительной выплате. В отличие от стандартной поездки, оплата работодателем основного расхода осуществляется только при командировке.

При однодневной поездке, компенсирует работодатель только стоимость проезда. Но иногда приходиться компенсировать и стоимость проживания.

Сотрудник вправе выехать на личном транспорте, а также на служебном.

Запрещается направлять в командировки:

Беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
Работников в возрасте до 18-ти лет (ст. 268 ТК РФ);
Лиц, с которыми заключен ученический договор – в командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Следующий круг лиц допускается направление в командировку только с их письменного согласия:

Женщин, имеющий детей в возрасте до трех лет (ст. 259 ТК РФ);
Матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет (ст. 259 ТК РФ);
Работников, имеющих детей-инвалидов (ст. 259 ТК РФ);
Работников, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
Отцов, воспитывающих детей без матери, а также опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ)

Временно проживающие и временно пребывающие иностранцы не имеют права осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъектов РФ, на территории которых им выдано разрешение на работу или патент или разрешено временное проживание (п. 4.2 и 5 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ).

Предельная общая продолжительность трудовой деятельности иностранцев определенных профессий вне пределов субъекта РФ, на территории которого ему выдано разрешение на работу, при направлении в командировку установлена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 28.07.2010 N 564н:

для временно пребывающих — максимум 10 календарных дней в течение периода действия разрешения на работу;
для временно проживающих – максимум 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев;
для высококвалифицированных специалистов – 30 календарных дней ежегодно в течение периода действия разрешения на работу.

Нужно ли командировочное удостоверение в 2021 году

В соответствии с Трудовым кодексом, отправить в командировку невозможно следующие категории граждан:

Беременных гражданок. Если работодатель извещен о положении женщины, то в соответствии со статьей 259 Трудового кодекса он не вправе ее отправить. А женщина должна принести справку из медучреждения о своем интересном положении.
Работников до 18 лет в соответствии со статьей 268 Трудового кодекса.

С письменного согласия можно отправить в служебную поездку следующих граждан:

сотрудников, воспитывающих ребенка до трех лет;
специалистов, имеющих несовершеннолетних детей–инвалидов;
специалистов, осуществляющих уход за родственниками.

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
авансового отчета о служебных расходах.

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

Хотя на первый взгляд все поездки по работе одинаковы, их все равно можно разделить на два типа:

внеплановые;
запланированные.

Очевидно, что если обозначилась срочная производственная необходимость и какому-то сотруднику необходимо ехать и спасать ситуацию, то тут не до составления лишних документов. В этом случае можно обойтись минимальным набором и направить работника на основании приказа по организации (в котором все равно нужно изложить цель поездки). Это вполне допустимо, ведь служебное задание на командировку в 2021 году можно и не составлять. Об этом, в частности, сказано в Положении, утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014 г.). Кроме служебного задания необязательным стало также командировочное удостоверение, а срок поездки теперь можно определять на основании проездных документов.

Такой документальный минимализм не очень удобен, поэтому большинство работодателей предпочитают все же оформлять документы, особенно, если поездка запланирована и никакой спешки в ее подготовке нет. В этом случае непосредственный руководитель будущего командированного работника должен составить для него задание или написать служебную записку, на основании которых и будет издан приказ о командировке. Существуют унифицированные бланки этих документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, поэтому вполне можно использовать их или разработать свои бланки, с учетом индивидуальных особенностей организации.

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Служебная командировка и служебная поездка. Положения по трудовому кодексу РФ

Отправляя сотрудника в служебную поездку, необходимо сформировать ее цель. Служебное задание на командировку является целью поездки. Отмена обязательного оформления не только командировочных удостоверений, но и служебных заданий, а также формирования отчетов сотрудников, вернувшихся из командировок, регламентируют:

новая редакция Положения об особенностях направления в командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).
указ Президента РФ от 12.12.2014 №765 (утвержден Указом Президента РФ от 18.07.2005 №813).

С учетом этого на сегодняшний день командировочное удостоверение, а также служебное задание на командировку не относятся к обязательным первичным документам. Раньше без них организации не могли принять и зафиксировать все произведенные сотрудником затраты в составе расходов при исчислении налогов на прибыль. Сейчас цель поездки работодатель вправе сформировать устно.

Несмотря на такие нововведения, служебное задание на командировку по-прежнему выдают, если нужно четко сформировать цель поездки, разграничить обязательства, установить перечень и объем работ в период работы сотрудника вдали от основной организации. Задания помогут и при проведении отчетности, когда потребуется оправдать списание произведенных расходов в бухгалтерском учете.

После отмены командировочных удостоверений и заданий основными документами в данной сфере стали положение и распоряжение о направлении работника в командировку. Цель и срок поездки отражают в приказе, а фактическую длительность поездки фиксируют по проездным документам.

Несмотря на то, что обязательное оформление служебного задания на командировки отменили, многие организации по-прежнему продолжают оформлять цель поездки письменно. Ориентируются кадровики на образец служебного задания для направления в командировку.

Такой подход позволяет не только оптимизировать документооборот в целом, но и систематизировать документы и оформлять их в едином формате. Порядок действий при проведении оформления и общем ведении документов рационально прописать во внутреннем локальном нормативном акте компании.

Возьмем для образца условный пример, в котором заместитель директора Иванов Василий Петрович направляется в командировку для выполнения ряда поручений. После возвращения он сам заполняет отчет об исполнении задания. Служебное задание по письменному распоряжению директора оформил сотрудник кадровой службы. Директор является непосредственным руководителем работника. Унифицированный бланк, согласно ЛНА, фирмой не используется.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
авансового отчета о служебных расходах.

Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.

И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.

Какие документы для командировки в 2021 году

Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.

Оформленное письменно задание на командировку подписывают:

руководитель фирмы;
руководитель структурного подразделения;
сам работник.

Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.

Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.

В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.

После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.

На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.

Служебное задание на командировку – документ, в котором есть возможность детально прописать цель служебной поездки, в отличие от приказа на командировку, где она формируется кратко.
В служебном задании, кроме того, отражается результат исполнения этого поручения. Документ не входит в обязательные, но часто используется в практике учета командировок. Имеется его унифицированная форма, однако фирма имеет право отказаться от нее в пользу собственного бланка либо составлять документ в свободной форме на основании ЛНА. Если документ упоминается в ЛНА, его заполнение обязательно.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Получить бесплатный доступ на 14 дней

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Получить бесплатный доступ на 14 дней

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Служебное задание на командировку в 2021 году: подробности оформления

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно 14 дней

Чтобы легче было разобраться в выплатах, попытаемся ответить на вопрос: суточные и командировочные — в чем разница? По ст. 167 ТК РФ:

командировочные — это денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на необходимые расходы. Что входит в командировочные расходы? Проживание, проезд, питание. Данная выплата является подотчетной;
суточные расходы — это компенсация работнику за время пребывания в командировке (календарные дни). Что включают в себя суточные расходы в командировке? Траты на дополнительные услуги или товары без предварительного согласования с работодателем. По этим деньгам бухгалтерские отчеты сдавать не придется.

ВАЖНО!
Обратите внимание: вопрос «что входит в суточные командировочные расходы?» некорректен по сути. Суточные — часть командировочных расходов наряду с оплатой проезда, наймом жилого помещения, стоимостью проезда и т. д. За них работник должен отчитаться в пределах 3 дней с момента приезда, предоставив подтверждающие документы и составив авансовый отчет.

Пункт 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, регулирует оплату времени, проведенного в рабочей поездке. Согласно данному документу, оплата суточных осуществляется не только за рабочие дни, но и за выходные, праздничные дни, время, затраченное на дорогу, возможные остановки и задержки в пути. При этом работнику обязаны начислять среднюю заработную плату.

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья? Посмотреть ответ

При заполнении авансового отчета от сотрудника потребуется наличие при себе документов, которые подтверждают трату суточных. Авансовый отчет это заполненная форма № АО-1.

Порядок заполнения авансового отчета:

Составление отчета

Первый пункт авансового отчета – название организации
Дата и номер отчета
Должность, в которой состоит командируемый сотрудник и подразделение работы
Означается причина составления отчета (служебная командировка)
В отчет заносятся все фактические затраты, совершенные в поездке
На листе номер 2 перечислены все расходные документы, на которых зафиксирована каждая трата выданных денег
Затем отчет согласовывается в бухгалтерии, где прописываются номера дебет – кредита
Готовый авансовый отчет подается руководителю, он утверждает и подписывает

Выплата суточных при командировках в 2021 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.

Служебные командировки работников в 2021 году: оформление и расчет

При отправке транспортного средства до 00 часов днем отъезда считаются текущие сутки, в случае отъезда после 00 часов — следующие сутки. Выплаты за день отъезда производятся в полном объеме. Также происходит расчет дня прибытия сотрудника. Если прибытие произошло до 00 часов, то днем прибытия определяются текущие сутки, если после 00 часов, то следующие. Выплата также производится в полном объеме. Например, если сотрудник был командирован руководством 31.12.2019 в 23:58, а прибыл 14.01.2019 в 00:15, то днем отъезда считается 31 декабря, а днем прибытия 14 января, и за эти дни оплата производится в полном объеме. Общий срок командировки составил 15 дней, за которые необходимо произвести оплату.

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Какими документами подтверждаются командировочные расходы на проезд по электронному билету?

Суточные в командировке (что это такое и примеры — выше) могут выплачиваться как в рублях, так и в иностранной валюте. Но их размер в 2021 году оказывает влияние на налогообложение — на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры командировочных расходов при заграничных поездках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Страна служебной поездки	Размер компенсации в долларах США
Белоруссия	57
Украина	53
США	72
Германия	65
Великобритания	69
Франция	65

Валюта, в которой выплачиваются данные суммы при заграничных командировках, может быть установлена организацией. Например, начисление может быть произведено в долларах США, но деньги выдают работнику на руки в рублевом эквиваленте. Выплата производится согласно п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749:

при отбытии в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время пребывания за границей;
при прибытии на территорию РФ день пересечения границы оплачивается как командировка внутри РФ.

Порядок расчета выплачиваемых неподотчетных сумм может быть установлен внутри компании и закреплен в соответствующих внутренних документах организации. Также компания самостоятельно определяет размер денежных компенсаций. При зарубежных выездах с суммы, превышающей норму в 2500 рублей, уплачивается НДФЛ, поскольку эти деньги считаются доходом работника.

Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена массовых сокращений многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.

Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.

Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.

Составление отчета о командировке перестало быть обязанностью работника частной организации (в то время как сотрудникам государственных ведомств может предписываться готовить такой документ). Но фирма вправе разработать собственный формуляр и утвердить его в локальном нормативном акте, который обяжет работников составлять отчет о командировках. Его структура может базироваться на унифицированной форме Т-10а (ранее обязательной для работодателей).

Узнать больше о порядке документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:

К поездкам, оформленным в качестве деловых, предъявляются определенные требования со стороны законодательства. Регулируются командировки ТК РФ и НК РФ. В Трудовом кодексе регламент относительно этих рабочих процессов описывается в статьях 166, 167, 168. В них раскрывается целый ряд вопросов, которые могут возникнуть при оформлении данной процедуры: что можно считать командировкой, гарантии для сотрудника, а также вопросы о возмещении расходов в поездке.

В Налоговом кодексе описана информация, как отразить командировочные расходы в учете, что можно списать, с каких сумм осуществляются выплаты в фонды социального страхования граждан. Также существуют отдельные постановления, содержащие максимально полную информацию о внесенных коррективах в законодательные акты, новшествах учета и обеспечении требований регулирующих органов. Найти всю эту информацию можно в следующих документах: Постановления №749, 729, 812, 64.

Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:

почему не удалось выполнить служебное задание,
каков результат поездки,
чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.

При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.

Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?

Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:

проведения ключевых переговоров с партнерами,
участия в официальных мероприятиях,
установления контактов с потенциальными заказчиками.

Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.

В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).

Как правило, это следующие сотрудники:

заместитель директора;
руководитель отдела кадров;
руководитель какого-либо подразделения или отдела;
соучредитель, если таковой имеется;
бухгалтер.

Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:

Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ТК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
Нужно получить письменное согласие сотрудника.
Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.

Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.

Часто «путешествовать» приходится инженерам по установке и монтажу оборудования, строителям, рабочим. Для данных специалистов актуален любой пример задачи командировки из указанных:

монтаж и первичное тестирование производственного оборудования «Линия-1» в цехах ,
установка, наладка и запуск в работу оборудования «Конвейер-100»,
гарантийное обслуживание станка «А-2»,
регламентные работы на производственной линии АО «Заказчик»,
внеплановый ремонт, исправление поломки станка,
профилактика оборудования.

Для финансовой отчетности о своих тратах и для дальнейшего составления авансового отчета работник из поездки должен предоставить следующий набор документов:

Официальное подтверждение расходов за проживание;

Среди них договор с гостиницей, счет или кассовый чек выставленный и оплаченный, на нем должна стоять фирменная печать, обязательно должны быть проставлены реквизиты принимающей стороны и личные данные заселяющихся. При найме квартиры нужно предоставить акт выполненных услуг, договор аренды, расписку. За служебное помещение обычно предоставляется счет и договор.

Работнику, занимающемуся оформлением командировок в компании, следует обязательно знать о том, что далеко не каждого трудящегося можно направить в служебную поездку. Нормы с законодательными ограничениями при этом «разбросаны» по ТК.

Только при наличии одобрения мероприятия самим работником командируются:

мамы детей до трëх лет (ст. 259);
одинокие мамы и папы, у которых имеется ребëнок до пяти лет (ст. 259);
трудящиеся, у которых имеется ребëнок-инвалид (ст. 259);
трудящиеся, которые по медицинским показаниям ухаживают за больным родственником (ст. 259);
папы, без матери воспитывающие ребëнка (ст. 259);
опекуны и попечители детей (ст. 264).

Полностью отсутствует возможность отправить в служебную поездку (даже если работник очень этого хочет):

будущую маму (ст. 259);
не достигшего совершеннолетия сотрудника (ст. 268);
сотрудника-ученика, если служебное задание не связано с обучением (ст. 203).

Проанализировав кандидатуру работника на соответствие указанным признакам и обнаружив среди них один из тех, что требуют получения согласия на командирование, следует это согласие заблаговременно затребовать. Для этого составляется уведомление сотрудника о планах руководства направить его в служебный выезд и имеющихся у него правах. На уведомлении сотрудник собственноручно должен выразить своë согласие либо несогласие. Следует понимать, что несогласие работника в этом случае никаких взысканий (будь то моральных, материальных или дисциплинарных) повлечь не может.

Если в течение установленного первоначально срока командирования служебное задание по каким-либо причинам не выполнено или наниматель принял решение дать работнику дополнительное поручение в том же пункте, командировку можно продлить. При этом следует учитывать, что у тех категорий работников, которых без их согласия направить в командировку нельзя, перед продлением необходимо затребовать новое дополнительное согласие.

Так как срок командировки законом не ограничен, то согласие на еë продление у большинства работников (имеются в виду не относящиеся к льготным категориям) брать не нужно.

После получения согласия сотрудника (если таковое требуется) наниматель должен издать приказ о продлении поездки. В командировочном же удостоверении необходимо сделать соответствующие исправления, при необходимости — добавить в командировочный лист места для дополнительных отметок прибытия/убытия.

Требования к первичной учетной документации определены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ее оформление должно отвечать следующим стандартам:

Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете, к которым относятся:
наименование экономического субъекта, составившего документ;
дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2021 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.

Основной принцип проплаты командировки — наниматель берëт все расходы, связанные с работой и проживанием в поездке, на себя. Оплата командировки в широком смысле состоит из следующих частей:

Непосредственно оплата труда. В соответствии со ст.167 ТК за командированным сотрудником сохраняется средний заработок. Эта величина подсчитывается в соответствии с Постановлением Правительства 922 от 24.12.2007. При этом оплачиваются как трудовые именно те дни, что предусмотрены графиком работы направившей сотрудника организации.
Компенсация расходов на проезд, проживание и другие нужды, о которых наниматель поставлен в известность. Если работник едет в заграничную командировку, ему возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, получение виз и т. д.
Суточные — проплата дополнительных затрат в случае многодневной поездки. Суточные рассчитываются в фиксированной сумме за каждый командировочный день. Сумма эта определяется в локальных НПА нанимателя, однако налоги не придëтся платить с суточных, не превышающих 700 р. в день для поездок по РФ, 2 500 р. — для заграничных выездов.

Если работник отправлен в однодневную служебную поездку или поездка многодневная, но с ежедневным возвращением, суточные платить не нужно.

Больничный сотрудника, находящегося на момент нетрудоспособности в командировке, оплачивается в обычном порядке. При этом за все дни больничного (если соблюдены все правила для их начисления) ему проплачиваются суточные.

Как отмечалось выше, перед отправлением работника в служебную поездку по его заявлению наниматель должен выдать аванс. По возвращении же из поездки сотрудник представляет авансовый отчëт вместе с подтверждающими все расходы документами в бухгалтерию. В качестве таких документов могут выступать:

билеты (можно электронные) на проезд в соответствии с маршрутом командировки (в том числе и проезд между несколькими пунктами назначения), чеки на оплату постельных принадлежностей, счета за оформление проездной документации;
квитанции об оплате номеров в гостиницах, счета об оплате другого жилья по договорам найма;
чеки о проплате услуг за оформление выездных документов и пр.

На основании представленных документов бухгалтерия пересчитывает, доначисляет недоплаченное или удерживает излишне выплаченное. В целом же проплата командировки происходит вместе с начислением заработной платы за тот месяц, в котором имела место поездка.

Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.

Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником — чтобы выполнить оформление командировки в выходной день, необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня — этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.

Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.

Стандартная унифицированная форма для составления удостоверения на командировку заполняется с двух сторон листа. Есть три части, которые нужно заполнить.

Первая часть лицевой стороны бланка включает:

номер удостоверения, под которым оно вносится в журнал учета;
полное наименование предприятия с указанием его формы (индивидуальный предприниматель, открытое или закрытое акционерное общество или общество с ограниченной ответственностью);
дата, когда издан документ.

Вторая часть документа, также расположенная на лицевой стороне формы, включает основные сведения о гражданине, отправляемом в командировку:

Ф. И. О.;
табельный порядковый номер личного дела;
занимаемая должность;
место прохождения служебного задания;
цель командировки (обучение, проверка работы филиала, повышение квалификации, совершение сделки и т. д.);
сроки поездки.

ВНИМАНИЕ! Вторая часть документа должна включать также реквизиты документа сотрудника, идентифицирующего его личность.

На обратной стороне форме располагается третья часть документа. Она представляет собой журнал регистрации населенных пунктов и предприятий, где побывает командированный.

В верхней части документа указывается наименование компании-работодателя. Эта информация заверяется подписью ответственного за отправление лица и соответствующей печатью на командировочном удостоверении.

В 2015 году вступило в силу Постановление правительства РФ №749, согласно которому это удостоверение перестало быть документом обязательного заполнения.

Основные причины проведения такой корректировки:

сокращение общего числа документов в обороте организации;
предоставление предприятию полной свободы в вопросе разработки и использования бланков отчетности.

Отмена командировочных удостоверений вызвало проблему подтверждения служебных поездок. Поэтому заполнение выполняется в индивидуальном порядке по решению работодателя в том случае, если наличие удостоверения полезно для учета расходов или ведения делопроизводства.

В ПП РФ №749 указывается, что основными подтверждающими командировку документами являются билеты, чеки и квитанции о поездке.

ВАЖНО! Несмотря на отмену командировочного удостоверения, компании продолжают использовать форму, видоизменив ее под свои требования. Ее актуальность обусловлена необходимостью ведения отчетности по расходам денежных средств для Налоговой службы.