Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В командировку на личном транспорте 2021 сколько платить». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Если работник едет к месту командировки и обратно на личном автомобиле, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Ее работник пишет по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие как факт проезда на автомобиле, так и понесенные расходы на проезд (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Но самое главное: оплачивая расходы на проезд в командировку на личном транспорте сотрудника, нужно иметь в виду, что здесь имеет место использование личного имущества в служебных целях . А компенсации в этом случае выплачиваются в особом порядке.
При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно. Эта компенсация включает все расходы, связанные с использованием автомобиля, включая расходы на ГСМ, то есть отдельно оплачивать расходы на топливо во время командировки не следует.
Командировка на личном автомобиле в 2021 — 2021 годах (особенности)
Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.
Второй этап – составление путевого листа. Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.
Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах. Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции. В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней. При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.
Использование личного автомобиля предполагает подготовку документов, необходимых для оформления командировки. К ним относятся:
- приказ об отправке сотрудника;
- путевой лист;
- копия техпаспорта ТС (подтверждение факта владения автомобилем);
- квитанции и чеки, подтверждающие затраты.
Дополнительно могут оформляться служебная записка и авансовый отчет.
Путевой лист — это подтверждение использования автомобиля в поездке, а также приобретения и расхода горюче-смазочных материалов. Он оформляется на бланке № 3 или по утвержденной организацией форме и содержит:
- Название и порядковый номер.
- Срок действия (срок служебной поездки).
- Личные данные работника.
- Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).
- Расход ГСМ.
ВАЖНО! Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на место работы. Обязательное дополнение к документу — чеки, квитанции с автозаправочных станций, из мастерских, мест общепита и временного проживания.
Суточные на командировку – 2021
Согласно ст. 168 ТК РФ работник может рассчитывать на суточные выплаты и компенсацию:
- проезда к месту назначения и обратно;
- съема жилья для временного проживания;
- прочих расходов при согласовании с работодателем.
Размер суточных выплат в командировках определяется начальником. Кроме них, гражданину начисляется заработная плата за все рабочее время, которое заняла командировка водителя.
Для подтверждения расходов во время служебной поездки работнику нужно предоставить в отдел бухгалтерии организации авансовый отчет по форме № АО-1. К нему прикладываются:
- квитанции из гостиницы или расписка от арендодателя;
- чеки на ГСМ;
- маршрутный лист;
- служебная записка.
Все эти документы подтверждают срок поездки и расходы сотрудника.
Суточные на командировку – это расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица во время командировки. Суточные расходы не нужно отдельно подтверждать документально. Деньги на командировку выплачивают из расчета фиксированной суммы за каждый день пребывания в командировке.
Порядок выплаты суточных определен в специальном нормативном акте – Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59. Однако ее действие распространяется только на государственных служащих и работников предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств. А хозрасчетные предприятия могут использовать нормы инструкции как рекомендации при разработке локальных актов по предприятию.
Предприятия, которые не финансируются из бюджета, могут устанавливать произвольный размер суточных в коллективном договоре, положении о командировках, приказе (распоряжении) или в трудовом договоре (контракте) с работником.
Однако налоговым законодательством (пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ) установлен предельный размер суточных,скоторых удерживают НДФЛ и ВС. В 2021 году действуют следующие предельные нормы:
- суточные по Украине – не более 600,00 грнизрасчета за каждый календарный день командировки (0,1 размера минзарплаты, установленной по состоянию на 1 января отчетного года);
- суточные за рубеж – не более 80 евроза каждый календарный день командировки (по курсу НБУ гривни к евро из расчета за каждый день командировки).
Для бюджетных учреждений и организаций, а также предприятий, финансируемых за счет бюджетных средств при оплате командировки по Украине и за рубеж, размеры суточных ограничены нормами, определенными в приложении 1 к постановлению КМУ от 02.02.2011 г. № 98, а именно:
- по Украине – 60 грн в день;
- за рубеж – в зависимости от страны командировки в диапазоне от 25 до 50 долл. США.
Командировки в 2021 году: шпаргалка для бухгалтера
Поскольку минимальная сумма суточных законодательством четко не определена, считается, что размер суточных не может быть ниже предусмотренного в приложении 1 к постановлению КМУ № 98, поскольку это минимальная государственная компенсация работникам при командировке. Поэтому установление в локальном нормативном акте по предприятию меньшего размера суточных является нарушением законодательства о труде (см. письмо Минсоцполитики от 21.12.2016 г. № 1732/0/101-16/28).
Максимальный размер суточных для хозрасчетных предприятий законодательством не предусмотрен. То есть предприятие вправе установить суточные в сумме, превышающей 600,00 грн за дни командировки в Украине, и 80 евро – за дни командировки за рубеж. Однако из суммы превышения придется удержать 18% НДФЛ и 1,5% ВС как за излишне расходованные средства (пп. 164.2.11 НКУ). При этом к базе обложения НДФЛ применяется коэффициент, предусмотренный п. 164.5 НКУ (1,219512). Сумма ВС определяется без использования коэффициента.
Еще одна особенность, установленная пп. «б» пп. 170.9.1 НКУ, – НДФЛ и ВС удерживается не из самой суммы сверхнормативных суточных, а за счет любого другого налогооблагаемого дохода работника (чаще всего – из зарплаты).
Суммы суточных определяют, исходя из требований пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ. При командировке:
- по Украине и в страны, с которыми действует безвизовый режим, – сумма суточных определяется в приказе о командировке;
- в страны, при въезде украинцев на территорию которых требуется наличие визы, – сумма суточных определяется не только в приказе о командировке, но и на основании документальных доказательств пребывания в той или иной стране: отметок пограничников о пересечении границы, проездных билетов, счетов на проживание и пр.
Статьей 217 НК РФ установлен максимальный размер суточных.
- Для командировок по России — 700 руб. в день.
- Для командировок за рубеж — 2 500 руб. в день.
Организация вправе увеличить размер суточных своим внутренним приказом. Более того, суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т. п.
Чаще всего в организациях устанавливают повышенные суточные директору предприятия. Это может быть связано с дополнительными представительскими расходами и другими расходами на переговоры.
Если вы платите суточные сверх установленного размера, с суммы превышения нужно заплатить:
- НДФЛ;
- страховые взносы (кроме взносов на травматизм).
Суточные в размере, установленном в вашей организации:
- полностью учитываются в расходах для налога на прибыль и при УСН (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
- не облагаются взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Следует отметить, что в случае, если работник получает компенсацию за горючее, которое он приобрел самостоятельно, налоговики усматривают налогооблагаемый доход работника (Индивидуальная налоговая консультация ГФС от 05.01.17 г. № 104/6/99-99-13-02-03-15; ОИР, категория 103.02). Однако такая позиция не может быть применена, если работнику компенсируются расходы, понесенные им в командировке.
В анализируемой ситуации нужно руководствоваться подходом, изложенным в ОНК № 181 и ОИР (категория 103.04), относительно возмещения расходов, понесенных работником во время командировки за собственные средства. И согласно этой логике заполнение работником авансового отчета относительно горючего и утверждение такого авансового отчета руководителем предприятия будет свидетельствовать о хозяйственности приобретенного горючего и о компенсациях уплаченных сумм без налоговых последствий.
Однако для списания ГСМ и компенсации их стоимости работнику советуем пользоваться утвержденными нормами на их расходование. Ведь есть угроза, что сверхнормативные расходы ГСМ налоговики расценят как дополнительное благо командированного работника.
В командировку на личном авто? Легко!
Путевой лист — это подтверждение использования автомобиля в поездке, а также приобретения и расхода горюче-смазочных материалов. Он оформляется на бланке № 3 или по утвержденной организацией форме и содержит:
- Название и порядковый номер.
- Срок действия (срок служебной поездки).
- Личные данные работника.
- Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).
- Расход ГСМ.
ВАЖНО! Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на место работы. Обязательное дополнение к документу — чеки, квитанции с автозаправочных станций, из мастерских, мест общепита и временного проживания.
Для подтверждения расходов во время служебной поездки работнику нужно предоставить в отдел бухгалтерии организации авансовый отчет по форме № АО-1. К нему прикладываются:
- квитанции из гостиницы или расписка от арендодателя;
- чеки на ГСМ;
- маршрутный лист;
- служебная записка.
Все эти документы подтверждают срок поездки и расходы сотрудника.
Выплата командировочных в наступающем 2021 году будет проводиться по схеме предыдущего периода. Не исключено, что минимальный размер суточных увеличится. Это может произойти вследствие изменения ПМ и минималки. Предварительная информация показывает, что командировочные будут рассчитываться следующим образом:
- командировка в пределах страны оплачивается в размере 60 грн./сутки;
- командировка за пределы Украины в денежном эквиваленте зависит от установленного курса валют и разновидности страны.
Если законодательно установленная сумма суточных командировочных была превышена работником, сверх нормативные деньги будут облагаться налогом. В новом 2021 году для физлиц он составит 18% (налог на доходы) и 1,5% (военный сбор). Указанные манипуляции отражаются в налоговом отчете согласно форме 1ДФ и указываются как дополнительное благо.
Важно! Суточные в 2021 году в Украине для бюджетников и госслужащих полностью финансируются из местного или областного бюджета. Поэтому, каждая статья расхода должна быть документально подтвержденной.
При оформление командировки в 2021 году обязательно наличие подтверждающих документов. Перечень бумаг предусмотрен законодательными актами. Они должны соответствовать таким требованиям:
- быть оригиналами (копии не принимаются);
- соответствовать законодательно принятой в Украине формам оформления и заполнения;
- подтверждать целевое использование денежных средств, выданных командируемому лицу в виде аванса;
- в командировке обязательно наличие полного названия предприятия, которое направило работника в другой город/страну для выполнения определенной работы/обязанностей.
Суточные-2021: для командировок по Украине
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
В командировки направляются только работники — лица, с которыми заключен трудовой договор (п. 2 Положения о командировках). Местом постоянной работы считается место расположения организации или ее обособленного подразделения, работа в котором предусмотрена трудовым договором с работником (п. 3 Положения о командировках). Поездка работника головной организации в обособленное подразделение или работника обособленного подразделения в головную организацию также признается командировкой.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (кроме бюджетных организаций, для которых нормы устанавливаются законодательно).
При оформлении оплаты и выезда в командировку на один день нет отличий от долговременных поездок.
В бухгалтерской документации и в кадровых справках представленные дни учитываются и оплачиваются аналогично:
- в случае, когда день выпал на рабочий, сотрудник получает средний свой заработок по месту работы;
- если совпала с праздником или просто выходным днем, то выплачивается двойная сумма.
Существенным отличием является то, что суточные в этом случае не выплачиваются.
Если специалист уезжает в служебную командировку на срок до одного дня за границу, то ему выплачивается половина от среднего заработка.
При поездке на несколько дней, действующее законодательство предусматривает обязательную компенсацию, которая не облагается налогом на добавочную стоимость:
- до 700 руб. по Российской Федерации;
- до 2,5 тысяч рублей при поездке за границу, выплачивается в валюте пункта, в который отправляет работодатель.
Работодатель не должен оставлять своих специалистов без компенсации. Конечно законодательство не обязывает, но и не запрещает поощрять своих сотрудников.
Обязанность по возврату расходов прописывается во внутренних локальных документах. В ином случае, это может прописываться в коллективном договоре.
Иначе, работодатель должен издать соответствующий приказ о дополнительной выплате. В отличие от стандартной поездки, оплата работодателем основного расхода осуществляется только при командировке.
При однодневной поездке, компенсирует работодатель только стоимость проезда. Но иногда приходиться компенсировать и стоимость проживания.
Сотрудник вправе выехать на личном транспорте, а также на служебном.
Запрещается направлять в командировки:
- Беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
- Работников в возрасте до 18-ти лет (ст. 268 ТК РФ);
- Лиц, с которыми заключен ученический договор – в командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).
Командировка на личном авто работника и компенсация стоимости горючего
Временно проживающие и временно пребывающие иностранцы не имеют права осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъектов РФ, на территории которых им выдано разрешение на работу или патент или разрешено временное проживание (п. 4.2 и 5 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ).
Предельная общая продолжительность трудовой деятельности иностранцев определенных профессий вне пределов субъекта РФ, на территории которого ему выдано разрешение на работу, при направлении в командировку установлена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 28.07.2010 N 564н:
- для временно пребывающих — максимум 10 календарных дней в течение периода действия разрешения на работу;
- для временно проживающих – максимум 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев;
- для высококвалифицированных специалистов – 30 календарных дней ежегодно в течение периода действия разрешения на работу.
В соответствии с Трудовым кодексом, отправить в командировку невозможно следующие категории граждан:
- Беременных гражданок. Если работодатель извещен о положении женщины, то в соответствии со статьей 259 Трудового кодекса он не вправе ее отправить. А женщина должна принести справку из медучреждения о своем интересном положении.
- Работников до 18 лет в соответствии со статьей 268 Трудового кодекса.
С письменного согласия можно отправить в служебную поездку следующих граждан:
- сотрудников, воспитывающих ребенка до трех лет;
- специалистов, имеющих несовершеннолетних детей–инвалидов;
- специалистов, осуществляющих уход за родственниками.
Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.
Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368 (напомним, что до 2021 года действовал Приказ от 18.09.2008 № 152).
К таким реквизитам относятся (раздел 1 приказа Минтранса РФ № 368):
- название и номер путевого листа;
- данные о сроке действия документа;
- данные о владельце автомобиля;
- информация о транспортном средстве;
- информация о водителе;
- сведения о перевозке.
Как оформить путевой лист легкового автомобиля см. здесь.
С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:
- служебное задание;
- командировочное удостоверение;
- отчет о командировке.
Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.
Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:
- на проезд в обе стороны;
- на съем жилья;
- суточные;
- прочие расходы, определяемые работодателем.
Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.
Требуется, но только в том случае, если ее срок превышает 30 дней. Если же сотрудник отправляется в командировку в регион радиоактивного заражения, срок его пребывания там не должен быть более 1 года.
Командированным может являться только штатный работник, с которым заключен трудовой договор. Что касается служебных поездок сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, то все вопросы, касающиеся возможности отправки в командировку, сроков пребывания, порядка компенсации расходов и пр. решаются в соответствии с положениями данного договора.
Размер зависит от страны назначения. При поездках в Россию суточные составят 30 долларов, а затраты по наймы жилья компенсируют в размере до 120 долларов (для Москвы и Санкт-Петербурга – до 140 долларов). Для командировок в Австрию норма суточных – 60 евро, расходы по найму жилья будут компенсированы в сумме 130 евро, в Данию – соответственно 55 и 175 евро, в Германию – 50 и 140 евро.
Перед поездкой следует заранее поинтересоваться, какие нормы командировочных расходов действуют для конкретной страны, и в какой валюте они установлены.
Командированному за границу сотруднику наниматель может компенсировать расходы по аренде автомобиля, а также на такси (для совершения трансферов с вокзала, аэропорта и пр.) – при наличии подтверждающих документов.
Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).
Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).
Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).
Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.
Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России.
Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).
От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).
Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.
Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.
Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.
Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:
- транспортные билеты;
- счета, чеки и квитанции;
- комиссионные сборы;
- пошлина за получение документации;
- расходы по обмену валют;
- провоз багажа и оплата камер хранения;
- документы о проживании;
- копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
- путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.
После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.
Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.
Например, работник выбыл в командировку 05.10.2018 в 23.15, а прибыл 14.10.2018 в 00.45, суточные согласно внутреннему распорядку – 900 рублей. Тогда:
- Количество дней 10, поскольку 05.10 и 14.10 попадают в расчёт.
- Суточные с превышением лимита: (900-700)*10=2000 рублей;
- НДФЛ: 2000*0,13=260 рублей.
Помимо НДФЛ необходимо на суточные сверх лимита начислить сборы в социальные фонды кроме травматизма, и не включать в состав расходов, формирующих налогооблагаемую прибыль.
Чтобы полностью рассчитать командировочные выплаты, нужно добавить документально подтверждённые расходы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.
На практике часто возникают ситуации, когда работник уезжает в командировку в одном месяце, а возвращается в другом отчётном периоде. Если поездка переходит на следующий месяц, как оплатить командировку, когда и в каком размере включить в расходы? Существуют ли ограничения при выплате аванса? – вопросы, возникающие у бухгалтеров.
ПримерНапример, производственный работник выбыл 28.09.2018 в соседний населённый пункт, а прибыл 03.10.2018 согласно приказу. Он предъявил транспортный билет от 28.09 на выезд в сумме 1500 рублей без НДС и от 03.10 на въезд в сумме 1400 рублей, счёт из гостиницы на сумму 5000 рублей. 27.09.2018 ему выдан аванс в размере 6000 рублей наличными. Суточные составляют 500 рублей согласно трудовому договору. Отчёт предоставил 04.10.2018.
Бухгалтерские проводки приведены в таблице:
| Дата | Дт | Кт | Сумма | Операция |
| 27.09.2018 | 71 | 50 | 6000 руб. | Выдан аванс на командировку |
| 04.10.2018 | 20 | 71 | 500*6+1500+1400+5000=10900 руб. | Утверждён авансовый отчёт |
| 04.10.2018 | 71 | 50 | 10900-6000=4900 руб. | Произведён окончательный расчёт |
Командировочные расходы в 2021 году
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Законодательство России устанавливает чёткий лимит оплаты по командировочным расходам. И эта информация необходима для того, чтобы правильно рассчитывать налоги, потому что есть суммы, с которых подоходный налог не учитывается, а есть те, за которые нужно отдельно платить.
Когда идёт речь о командировочных расходах, то имеется ввиду тот факт, что фирма гарантирует сотруднику возврат денежных средств за проживание, питание и дорогу во время служебных поездок. Именно эти расходы называют суточными или командировочными, суточные – потому что рассчитываются они на одни сутки.
Важно вспомнить о том, что недавно Минтруд принял постановление по поводу того, чтоб работникам доплачивали в том случае, если они занимались работой в свои выходные дни. Доплачивать предлагается за переговоры с контрагентами, контроль отгрузки товаров, заполнение документации и так далее.
И сразу стоит сказать, что в размер командировочных не включаются проезд до места проживания в том случае, если сотрудник ехал на своем личном автомобиле, то есть бензин не оплачивается. Такая же ситуация возникает в том случае, если используется служебный транспорт, потому что он уже и так находится на балансе фирмы.
Работодатель обязан оплачивать сотруднику все дни командировки, в том числе и то время, когда он находится в транспорте. Если во время служебной поездки происходит болезнь, сотрудник уходит на больничный, то и в этом случае ему считается командировка.
Сегодня актуален вопрос пандемии, потому что вся Россия сидит на карантине, но при этом командировки никто не отменяет, потому что работать как-то приходится. Поездки по работе не запрещены. Однако есть некоторые нюансы. Каждый работодатель, который отправляют сотрудника в командировку, должен учитывать правила Роспотребнадзора, а также оформлять на сотрудника страховку.
Если возникает подозрение на заражение вирусом, то сотрудник должен обратиться за оказанием помощи по своему страховому полису. Карантинные условия не являются опасными, поэтому никаких доплат к командировочным расходам в этом случае не будет, то есть оплата суточных командировочных не меняется.
Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.
Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:
- на проезд;
- на проживание (аренду жилья);
- суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
- некоторые другие расходы – например, визы, страховки.
После возвращения из командировки сотрудник должен предоставить нанимателю отчет о расходовании аванса и при необходимости вернуть неиспользованную часть денег. Окончательный расчет должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления отчета о расходовании аванса.
Здесь все зависит от места назначения и количества суток. Затраты возмещаются с даты прибытия включительно.
По актуальным правилам, при командировании внутри Беларуси установлены следующие размеры компенсации затрат по найму жилья:
- Минск и областные центры – 50,00 руб./сутки;
- Районные центры – 25,00 руб./сутки;
- Прочие – 20,00 руб./сутки.
Чтобы получить компенсацию, нужно предоставить подтверждающие документы. Чтобы не волноваться о возможной потере бумажных чеков, в командировках очень удобно пользоваться банковской карточкой – в этом случае информация о любых операциях сохранится в вашей выписке и вы сможете в любой момент ее получить.
Если стоимость жилья оказалась выше установленных норм, то компенсация будет производится согласно предоставленным бумагам, но не больше стоимости одноместного номера.
При командировке за границу документы, подтверждающие оплату найма жилья, не обязательны. Нормы возмещения затрат установлены для каждой страны в Приложении 2 к Постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 г. №176.
Например, за сутки проживания в Тбилиси (Грузия) положено 150$, а в Австрии – 130 евро. В Вильнюсе (Литва) – 140 евро, в Каунасе и Клайпеде (Литва) – 90 евро. Цифра умножается на количество суток проживания.
В некоторых случаях найм жилого помещения не компенсируется. Например, если сотрудник находится в месте командировки до начала и/или после окончания в личных целях, если у работника есть возможность ежедневно возвращаться домой или если командировка не предполагает ночевку.
Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.
Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.
Суточные могут не начисляться в случае, если сотрудник может возвращаться из поездки ежедневно. При этом учитывается транспортная доступность места командировки.
Если сотрудник самостоятельно решил остаться в населенном пункте, куда был направлен, то работодатель имеет право не выплачивать ему расходы, в том числе оплату гостиницы, суточные.
Руководитель компании должен учитывать специфику поездки, транспортную доступность и прочие факторы.
Работник должен получить суточные и другие виды компенсации авансом до того, как отправится в поездку.
Поэтому командировка должна быть оформлена следующим образом:
- Руководитель издает приказ о направлении сотрудника в поездку.
- В распоряжении указываются цель, дата, длительность поездки, источники финансирования.
- Документ передается в бухгалтерию.
- Сотруднику на расчетный счет или наличными в кассе организации выдается рассчитанная сумма.
- После приезда работник оформляет авансовый отчет и прикладывает к нему чеки, квитанции, другие финансовые документы.
Командировочный должен отчитаться только о затратах на проезд к месту пребывания и обратно (билеты на автобус, самолет, чеки на бензин), а также проживание в гостинице.
Суточные средства он может тратить по своему усмотрению на продукты, пользование общественным транспортом в пределах населенного пункта и другие расходы, связанные с командировкой.
Об этих тратах отчитываться финансовыми документами не требуется.
Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.
Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.
В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.
Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.
Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.
Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.
Работникам, направляемым в бизнес-поездку, должны компенсироваться их расходы. Порядок оформления и суммы выплат устанавливаются в Положении о командировках, принятым в организации. Все сотрудники должны ознакомиться с локальным актом под роспись.
Если Положение не принято в организации, то порядок оформления регулируется федеральными законодательными актами. Размер суточных в них не устанавливается, поэтому он определяется работодателем самостоятельно.
Выплата предусматривает оплату питания и других расходов, которые несет сотрудник вне своего места жительства. Отчет о расходовании суточных предоставлять не требуется.
В составе прочих расходов на командировки можно учесть и расходы на аренду автомобиля. Это разрешили московские налоговики в письме УФНС по г. Москве от 28 января 2019 года № 13-11/011687.
Подтверждением затрат работника на каршеринг будет авансовый отчет, к которому он должен приложить договор аренды, документы, подтверждающие понесенные расходы и факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения.
Обязанность возместить сотруднику в командировке его расходы, связанные с ней, регламентирует ч. 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ. Такие расходы делятся на:
- затраты на проезд к месту назначения и перемещения в чужом городе;
- затраты на проживание;
- прочие затраты, компенсируемые в виде фиксированной суммы на день (суточных).
В первых двух случаях возмещаются фактические расходы, которые подтверждены документально. А вот размер суточных является фиксированным и никаких дополнительных документов не требует. Его организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах. Законодательство относит к таким документам утвержденное руководителем компании Положение о командировках, а также учетную политику.
Для того чтобы командированному работнику не пришлось платить с полученных таким образом денежных средств НДФЛ, максимальные нормы командировочных расходов в 2020 году прописаны в статье 217 Налогового кодекса РФ.
Раньше для определения продолжительности поездки (и уточнения дат отъезда и возвращения) использовалось командировочное удостоверение, в котором принимающая сторона проставляла отметки о прибытии и выбытии командированного. После отмены удостоверения в 2015 году стало сложнее определять время и рассчитывать суточные при командировках в 2020 году, нормы и учет приходится осуществлять, анализируя билеты, счета гостиниц или топливные квитанции, если работник ехал к месту назначения на личном транспорте.
Размер суточных в коммерческих организациях устанавливается собственником или руководителем предприятия и указывается в локальных документах — таких как Положение о командировках или Положение об оплате труда.
А вот в бюджетных организациях все строже. Считать командировочные расходы (суточные) в 2020 году в бюджетных учреждениях при поездках сотрудников за границу надо, ориентируясь на Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812. В этом постановлении содержатся нормы суточных при загранкомандировках в 2020 году: таблица включает 193 позиции, покажем только ее часть. А скачать всю таблицу можно в конце статьи.
Сотрудник должен получить компенсацию за все время нахождения в командировке. Компания обязана оплатить таким образом не только рабочие дни, но и все выходные и праздники, если они совпали с этим периодом. При этом расчет заработной платы сотруднику производится в обычном режиме (за выходные и нерабочие праздничные дни в двойном размере). Суточные командировочные платят также за период нахождения работника в пути. Например, если он ехал в поезде из Москвы в Новосибирск три дня, то за эти дни он также выплачиваются суточные. Оплачиваются и дни вынужденного простоя. Оплата суточных командировочных расходов в 2020 году бюджетникам происходит по тем же правилам.
Для того чтобы произвести выплату, издается приказ о направлении в командировку, в котором может также содержаться распоряжение о начислении сотруднику аванса на поездку. Вернувшись, сотрудник должен будет отчитаться о потраченных деньгах: представить в бухгалтерию авансовый отчет.
Срок командировки может быть подтвержден проездными документами либо служебной запиской, если сотрудник использует личный или служебный автомобиль, чтобы добраться до места назначения и обратно.
Хотя законодательство не устанавливает ограничений по максимальному и минимальному сроку служебной поездки, если такая поездка длится всего один день, то компенсация дополнительных расходов человеку не выплачивается. Он может получить только те деньги, которые были фактически истрачены в поездке и на которые есть подтверждающие документы. Фиксированные выплаты (суточные) в этом случае не положены при командировках в пределах страны. При выезде за ее пределы предусмотрена оплата 50 % установленного максимума, т. е. 1250 рублей.
Однако работодатель имеет право провести такую выплату на собственное усмотрение. Правда, если работник предоставил документы на компенсацию проезда и других расходов (например, питания), то такая выплата будет облагаться НДФЛ в полном размере. Если же подтверждающих документов и других компенсаций за однодневную командировку нет, то от НДФЛ все равно освобождается сумма 700 рублей, если сотрудник находился в пределах РФ и 2500 рублей, если он успел побывать за пределами страны. Такую позицию высказал Минфин России в письме от 01.03.2013 № 03-04-07/6189.
С 23.03.2019 года увеличилась норма суточных в пределах Республики Беларусь и составляет 9,00 руб.
Суточные расходы выплачиваются в размере 100%, независимо от места пребывания и длительности командировки. В размер суточных также включается время в пути, независимо от предоставления питания.
Два примера:
1. Работник направлен в г. Дзержинск на один день 25.03.2019 г. В этот день он возвращается домой. Суточные к возмещению составляют 100% от нормы: 1 день х 9,00 руб. = 9,00 руб.
2. Сотрудник направлен в командировку в г. Рига (Латвия) на период с 25 по 28 марта 2019 г. В пути находился два дня: 24 и 29 марта. Размер суточных составит: 6 дней (24.03, 25.03, 26.03, 27.03, 28.03, 29.03) х 50 EUR (норма суточных по Приложению 2) = 300 EUR.
Не возмещаются затраты по найму жилья и суточные за те дни, в которые работник находится в месте командировки до ее начала или по окончании в личных целях (выходные, государственные праздники и т. д.). Оплачивается только проезд.
Изменения коснулись и порядка выплаты командировочных для водителей, выполняющих международные рейсы.
Затраты по найму жилья и суточные за каждые сутки водителям выплачиваются в виде общей выплаты в следующих пределах:
- Республики Беларусь — не более 5-тикратного размера, но не менее однократного размера суточных. Т.е. максимальный размер 5 х 9,00 руб. = 45,00 руб., минимальный размер — 9,00 руб.
- При нахождении за границей — до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.
Таким образом, нанимателю разрешено самостоятельно определять размер общей выплаты при расчетах с водителем-международником в пределах установленных норм.
Если расходы по найму жилого помещения (при наличии подтверждающих документов) превышают сумму общей выплаты, то наниматель обязан возместить их, но не более чем установленные пределы для страны пребывания по Приложению 2.
До внесения изменений в 2014 году перечень документов, необходимых для оформления командировки был достаточно внушительным. В первую очередь составляли служебное задание для трудящегося. В него вносили всю информацию, касающуюся служебной поездки:
- Лица, направляемые в командировку;
- Цели, которые перед ними ставятся;
- Место направления сотрудников (страна, область, населенный пункт).
- Продолжительность поездки.
- Иные нюансы, касающиеся служебной поездки.
На основании данного документа оформлялся приказ и командировочное удостоверение, вносились записи в журнал учета служебных поездок, выдавался аванс, ставились отметки в табеле рабочего времени.
Изменения, внесенные в Постановление №749, существенно уменьшили количество обязательных документов, необходимых для направления работников в командировку. Теперь работодателю достаточно оформить приказ, а сотруднику своевременно сдать авансовый отчет по итогам завершения поездки. Также сохранилась необходимость ведения журнала учета убывающих и прибывающих командированных сотрудников.
Однако законодатель не запрещает работодателю использовать иные документы для направления трудящихся в служебную поездку. В данном случае, необходимость оформления дополнительных бумаг должны быть зафиксирована в локальных актах организации. Это касается и вопросов связанных с использованием личного транспорта в командировке, как оформить эту процедуру работодатель решает самостоятельно.
На многих предприятиях сохраняется необходимость оформления служебных записок, так как в них отображается необходимая информация о той или иной поездке. Если во время командировки сотрудник использует собственный автомобиль, то для него зачастую оформляют путевой лист, в котором проставляются отметки о дате его прибытия и отъезда с места временного нахождения.
Этот документ используется для определения срока пребывания работника в поездке вместе с бумагами, подтверждающими использование личного транспорта при проезде до места командирования. Также путевой лист, вместе с расходными документами, прикрепляется к авансовому отчету в качестве подтверждения совершенных трат и расхода авансовых средств. Сдаются эти документы в бухгалтерию в течение 3-х дней после возвращения из командировки.
Касаемо оформления приказа о направлении сотрудника в командировку, то работодатель также вправе использовать унифицированную форму данного документа – №Т-9 или разработать собственную. Во втором случае такой бланк также должен быть закреплен в локальных нормативных актах предприятия.
Вне зависимости от используемой формы документа, в нем должна быть отражена следующая информация:
- Наименование фирмы;
- Дата оформления приказа;
- Лицо, направляемое в командировку (в том числе наименование структурного подразделения, в котором он работает и его должность);
- Пункт назначения, куда направляется служащий;
- Поставленные цели и задания;
- Продолжительность командировки, дата её начала и окончания;
- При необходимости, может указываться лицо, временно выполняющее обязанности командированного сотрудника.
Если оплата командировочных расходов возложена на контрагента или иную сторону, то данный факт также следует указать в приказе.
Надлежащим образом оформленный приказ визируется руководителем. После этого с документом под роспись должен быть ознакомлен сотрудник, направляемый в служебную поездку. При этом работник не имеет права отказаться от командировки без уважительных причин.
Согласно действующим правилам, налоговые вычеты взымаются из суммы прибыли за вычетом трат, которые понесло предприятие, в том числе компенсируя командировочные расходы. При этом следует учитывать, что из налоговой базы вычитаются только суммы в рамках установленных законодательством норм. Все средства, выделенные свыше, не расцениваются как расходы предприятия.
Из средств, начисляемых сотруднику в качестве компенсации командировочных трат, не высчитывается НДФЛ и иные соц. взносы, так как данные суммы не расцениваются в качестве прибыли трудящегося. Однако из-за того, что ряд норм выплат носят рекомендательный характер, а в некоторых нормативно-правовых актах отсутствуют четкие формулировки, это может привести к возникновению спорных ситуаций.
Касаемо оплаты расходов сотрудника на ГСМ при использовании в командировке личного транспорта, то работодатель может пойти двумя путями. В первом случае он заключает со служащим соглашение об использовании его автомобиля в качестве служебного. Данный документ предусматривает выплату сотруднику определенной компенсации. Кроме того, в соглашении может быть закреплено, что траты свыше установленной суммы оплачиваются на основании предоставленных подтверждающих бумаг.
Следует учитывать, что при расчете налоговой базы в данном случае будут использоваться установленные законодательством нормы в размере:
- 1200р. в месяц – для легкового автомобиля с объём двигателя до 2 тыс. куб. см.;
- 1500р. в месяц – для транспорта с объемом двигателя свыше 2 тыс. куб. см.
Так как суммы указаны на месяц командировки, то при расчете величины компенсации, она будет определяться пропорционально продолжительности поездки. Все суммы, выплаченные выше установленного максимума, согласно Письму Минфина №03-03-06/1/39239 РФ от 23.09.2013г., влиять на налоговую базу нее будут.
Этот вариант с точки зрения законодательства является наиболее правильным, но предусматривает увеличение расходов предприятия, так как значительная часть трат, связанных с командировочными компенсациями не учитываются при расчёте налога на прибыль фирмы.
Есть и другой вариант. Соглашение на использование транспорта сотрудника в качестве служебного автомобиля не заключается и все расходы, подтверждённые соответствующими документами, компенсируются в полном объеме. В данном случае расходы на ГСМ расцениваются как обычные командировочные траты, компенсация которых считается расходами на проезд до пункта назначения и обратно.
Так как оформить авансовый отчет по командировке на личном автомобиле – это обязанность сотрудника, и она предусматривает предоставление всех документов, подтверждающих командировочные траты, то он имеет полное право отнести к ним и расходы на ГСМ. При этом из суммы компенсации начисляемой работнику не будут вычитаться гос. сборы, а вот в базу для расчета налога на прибыль работодателя они будут учитываться в полном объеме.
Это позволит существенно уменьшить расходы при уплате налогов. Однако используя данный вариант расчета, работодатель, сознательно идет на риск. При проведении налоговой проверки такие действия с большой долей вероятности привлекут внимание сотрудников ФНС, что может вызвать ряд проблем.
С точки зрения современного трудового законодательства вопрос использования личного транспорта трудящегося при командировке решается непосредственно работодателем. Если работник изъявил такое желание, то он обязан согласовать его с руководителем, принимающим решение о его направлении в поездку. В противном случае работодатель может не компенсировать расходы на ГСМ, так как они не были предусмотрены при оформлении командировки.
Работодатель вправе самостоятельно определить порядок компенсации и нормы оплаты расходов на проезд своих сотрудников, которые должны быть закреплены в локальных актах фирмы. Также могут использоваться нормы, установленные действующим законодательством.
При использовании личного транспорта в интересах работодателя, если это будет зафиксировано соответствующими документами, сотрудник согласно трудовому законодательству имеет право на получение компенсации его затрат. Для этого ему необходимо будет предоставить работодателю копию техпаспорта на автомобиль и расходные документы.
Также с сотрудником, часто использующим личный транспорт во время командировок, руководитель предприятия может заключить договор аренды автомобиля.
Какие документы оформить, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле? Первые официальные разъяснения чиновников про расходы на командировку.
Вопрос: Если работник направляется в командировку и едет на личном автомобиле, при возвращении оформил служебную записку, приложил все понесенные расходы связанные с автомобилем (чеки, квитанции)…путевых листов нет…поездка разовая…он не ездит постоянно в командировки на личном автотранспорте. Какие еще необходимо с ним оформить документы, чтобы возместить ему эти расходы (нужен ли приказ о возмещении их??… или дополнительное соглашение к трудовому договору?? или достаточно служебной записки с резолюцией руководителя? ..ведь поездка один раз была…она не имеет разъездного характера? И еще, эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете учитывать сразу на прочих расходах или нужно топливо оприходовать на склад,а потом списать на прочие расходы.
Ответ: Достаточно приказа о командировке, служебной записки, путевого листа и чеков АЗС. Образцы смотрите в рекомендации . Приказ о возмещении расходов, дополнительное соглашение к трудовому договору не нужны.
Сотрудник, который был в командировке на личном транспорте – легковом автомобиле или мотоцикле, – должен сдать в бухгалтерию служебную записку (пункт 7 положения, утвержденного ).
Путевой лист обосновывает количество израсходованного горючего, а значит, нужен для списания расходов на бензин. К тому же такой документ подтверждает, что сотрудник использовал свою машину для служебных целей.
На основании чеков АЗС делается проводка Дт 10-3 – Кт 71, а на основании путевого листа — Дт 20 (26…) – Кт 10-3.
Обоснование
Оформление командировки сотрудника на личном автомобиле
- амортизация автомобиля;
- денежные средства, потраченные на оплату ГСМ;
- техническое обслуживание транспортного средства;
- внеплановые ремонтные работы (в случае возникновения необходимости).
При возмещении денежных средств, потраченных работником на заправку личного автомобиля, учитывается информация, отраженная в Распоряжении Министерства транспорта РФ №АМ-23-р. В нормативном акте указаны нормы расхода топлива.
Для получения компенсации трудящийся должен предоставить руководству такие документы:
- заполненный соответствующим образом путевой лист;
- ксерокопия ПТС транспортного средства, использованного в поездке;
- чеки с АЗС, подтверждающие расходы на оплату топлива;
- авансовый отчет;
- служебная записка.
Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.
Обратите внимание Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой статье
Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:
При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.
Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.
Суточные в Украине с 1 января 2021 года
Расходы на такси в командировке в 2019 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст.
168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем.
При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.
Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.
Семенихин Виталий Викторович,консультант-эксперт по финансовым, экономическим, налоговым, правовым и бухгалтерским вопросам
Журнал «В курсе правового дела», № 15, 2010 год
Добраться до места командирования работник фирмы может как транспортом общего пользования, так и на собственном авто — ни ТК РФ, ни Положение об особенностях направления сотрудников в служебные командировки1 не содержат ограничений.
При этом трудовое право обязывает возместить ему расходы на проезд2. Возмещение проезда на личном транспорте возможно посредством выплаты командированному работнику компенсации за использование личного автомобиля или путем заключения договора аренды его автомобиля.
Рассмотрим в статье каждый из указанных вариантов.
Гражданский кодекс Украины (Далее – ГКУ) подразумевает под арендой (наймом) такую разновидность гражданско-правовых отношений, при которых наймодатель передает нанимателю имущество в пользование за плату на оговоренный срок. Наиболее распространенным видом таких правоотношений (помимо договора лизинга и проката автомобилей) является договор найма (аренды) транспортного средства. Предметом этой сделки являются наземные самоходные транспортные средства, но может быть предусмотрена передача автомобиля в аренду вместе с водителем. Обязательным условием является заключение договора найма в письменной форме, несоблюдение которой может повлечь за собой трудности с обоснованием связи деятельности предприятия и затрат на аренду и обслуживание автомобиля. По решению руководства предприятия автомобиль можно арендовать как у организации, так и у физического лица. И нет ничего страшного, если такой наймодатель будет одновременно являться работником предприятия, так как запрета на подобную сделку в ГКУ нет. Единственное правило — заключение договора аренды автомобиля с участием физического лица в соответствии с п.2ст.798 ГКУ подлежит нотариальному удостоверению. При несоблюдении данного условия подобный договор согласно ст.220 ГКУ будет считаться ничтожным, что может поставить под сомнение включение затрат на арендованный автомобиль в расходы предприятия.
Нормативно-правовым актом, регулирующим порядок осуществления командировок, является Приказ МФУ «Об утверждении Инструкции о служебных командировки в пределах Украины и за границу» от 13.03.98г. №59 (Далее – Приказ №59). Командирующее предприятие осуществляет регистрацию работника, отбывающего в командировку в специальном журнале по утвержденной форме. По общему правилу, днем выезда в командировку считается день отправления автомобиля из места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия — день прибытия автомобиля обратно. По требованию раздела I Приказа №59 подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы, предусмотренные Законом Украины “О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995г. № 265/95-ВР и Налоговым кодексом Украины (Далее – НКУ). Наличие подтверждающих документов является необходимым условием возмещения работнику командировочных расходов.
Расходы предприятия на командировки сотрудников относятся налоговым законодательством к расходам двойного назначения, особенности налогового учета которых рассматриваются в ст.140.1.7 НКУ. Командировочные расходы физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с плательщиком налога (либо членов руководящего органа) включаются в налоговом учете в расходы в пределах фактических затрат командированного лица как на проезд к месту командировки и обратно, так и по месту командировки. Обязательное условие – наличие подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость таких затрат. Кроме того, согласно ст. 140.1.7 НКУ необходимы основания, подтверждающие связь командировки с хозяйственной деятельностью, например, — приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налогов, заключение договоров, контрактов и т.п. Наличие командировочного удостоверения — не требуется.
Для поездок на принадлежащем предприятию либо арендованном автомобиле ст.140.1.7 НКУ не устанавливает каких-либо особых условий признания затрат. В таком случае необходимо выполнять «общее» правило о наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость таких расходов. Вместе с этим, ст.142 НКУ устанавливаются особенности определения расходов на выплаты физическим лицам по договорам гражданско- правового характера. В расходы предприятия включаются любые выплаты по договоренности сторон (кроме необлагаемой налогом сумм материальной помощи), к которым можно отнести и выплаты по договору аренды автомобиля у физического лица, как работника, так и третьей стороны.