Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Право подписи первичных документов в учетной политике». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Первичные документы ведутся в электронном виде, в случае отсутствия у контрагента системы электронного документооборота, документы предоставляются на бумажных носителях.
Как известно, действовать от имени организации, то есть представлять ее интересы и подписывать документы, могут лишь уполномоченные на то лица. Рассмотрим, кто и на каких основаниях имеет право подписать бухгалтерскую «первичку», счета-фактуры, а также налоговые декларации и расчеты.
Для чего нужен приказ на право подписи
В основной части нужно обязательно перечислить всех, кому предоставляется право подписи первичных документов, с указанием:
- должности,
- фамилии-имени-отчества,
- списка документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник.
Однако наличие у контрагентов необходимых приказов или доверенностей на подписание первичных документов является необходимым условием для принятия данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету.
В числе прочего, этот стандарт раскрывает понятие «документы бухгалтерского учета», а также устанавливает требования к их составлению, исправлению и хранению.
Достоверность сведений, указанных в первичных учетных документах, подтверждают лица, составившие такие документы и подписавшие их (п. 30 ФСБУ 27/2021). Аналогичный порядок действует в отношении лиц, поставивших свою подпись в регистрах. Такие лица отвечают за правильность отражения объектов в бухгалтерском учете (п. 11 ФСБУ 27/2021).
В отличие от бумажных собратьев, счета-фактуры в электронном виде подписываются лишь одной подписью — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или иного уполномоченного лица. Передать право подписи иному лицу можно по тем же правилам, которые применяются в отношении бумажного счета-фактуры.
Ведение первичной документации в бухгалтерии
Еще одна отличительная особенность доверенности – она может быть выдана не только штатному работнику предприятия, но и человеку со стороны.
Должность лица, уполномоченного на подпись, должна соответствовать должности, указанной в первичном документе. Другими словами, если, например, в бланке накладной предусмотрена подпись главного бухгалтера, другой сотрудник подписать этот документ не имеет права, даже если он включен в соответствующий приказ руководителя.
Без правильно оформленной первички компания обречена на проигрыш в суде. Расскажем, как этого избежать.
Документы бухгалтерского учета (первичные документы и регистры) должны быть составлены на русском языке. Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.
Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм.
С 1 января 2013 года организации получили право не использовать унифицированные формы «первички», а разрабатывать их самостоятельно. Но большинству предприятий возможность изобретать велосипед не нужна. Под подписью понимается как собственноручная подпись, так и ее электронные аналоги. Первичные учетные документы, сформированные в электронном виде, подписываются усиленной квалифицированной подписью лиц, осуществивших отражение операции в бухгалтерских регистрах и лиц, осуществивших дополнительный контроль за правильностью оформления операции.
Порядок оформления первичных бухгалтерских документов допускает только собственноручную или электронную подпись.
В частности, определены правила оформления, исправления и хранения документов бухгалтерского учета. ФСБУ 27/2021 применяется с 01.01.2022, но компании вправе принять решение о досрочном применении указанного стандарта. Эксперты 1С рассказывают об основных положениях ФСБУ 27/2021.
На практике организации и ИП подписывают документы факсимильной подписью, даже не подозревая о негативных последствиях таких действий. В статье рассмотрим, когда факсимильная подпись может повлечь доначисление налогов.
Бухгалтерская и налоговая отчетность, а также отчетность в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования направляется в форме электронных документов.
На практике организации и ИП подписывают документы факсимильной подписью, даже не подозревая о негативных последствиях таких действий. В статье рассмотрим, когда факсимильная подпись может повлечь доначисление налогов.
Бухгалтерская и налоговая отчетность, а также отчетность в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования направляется в форме электронных документов.
Возможности передать право подписи от руководителя иным лицам есть в п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н).
Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия (п. 17 ФСБУ 27/2021).
По мнению ФНС России, при оформлении первичных учетных документов экономический субъект вправе организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись, при выполнении требований, установленных в статье 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Правила документального оформления поступления товаров закреплены в п. 2.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5 (далее — Методические рекомендации).
Такой подход не применим к регистрам бухгалтерского учета (абз. 2 п. 6 ФСБУ 27/2021).
Руководитель компании определяет и состав «первички», и перечень лиц, имеющих право ее подписывать. К учетной политике нужно приложить формы всей этой документации.
ФСБУ 27/2021: 6 правил для документов и документооборота
К ним относят: «Путевой лист легкового автомобиля» (ф. N 3), «Путевой лист специального автомобиля» (ф. N 3 — спец.), «Путевой лист грузового автомобиля» (ф. N 4-с), «Путевой лист грузового автомобиля» (ф. N 4-п), «Путевой лист автобуса» (ф. N 6) и др.
Фирма, которая ведет бухгалтерское обслуживание той или иной организации, назначает из своего персонала работника, ответственного за оформление операций и документов.
Даже если у вас в ходу только бумажные документы, рекомендуем создать электронный архив отсканированных документов.
В учреждениях, подведомственных управлению, проводится централизация учета. Создан МУК «Центр бухгалтерского учета отрасли». Кому принадлежит право первой и второй электронной подписи (ЭП) финансовых документов обслуживаемых учреждений?
Первичный учетный документ можно подписать любой подписью
Бухгалтерская отчетность, составленная централизованной бухгалтерией, подписывается руководителем учреждения, передавшего ведение учета, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером-специалистом) централизованной бухгалтерии, осуществляющей ведение бухгалтерского учета и (или) формирование бухгалтерской отчетности.
Делали приказ на право подписи для сотрудника, у него сменилась должность, оформили в связи с этим изменяющий приказ к первому.
Указанная норма закона требует, чтобы классические бумажные счет-фактуры подписывались руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами. Это могут быть любые лица, причем совершенно не важно, работают они в компании или нет. Главное, чтобы полномочия на подпись счетов-фактур были переданы им в соответствии с законодательством.
Для начала разберемся, что представляет собой учетная политика. Согласно статье 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете» учетная политика представляет собой совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета. Следовательно, применение электронного документооборота должно быть отражено в учетной политике.
Многие организации и ИП отправляют налоговую и бухгалтерскую отчетность через интернет, заверяя ее электронной подписью.
В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.
Первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, которые установлены Законом № 402-ФЗ. Одним из обязательных реквизитов является дата составления документа.
Позиция ведомства основывается на положениях ст. 7 и 9 закона № 402-ФЗ и может рассматриваться как определяющая преемственную норму права относительно той, что была установлена п. 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, действовавшего ранее.
Мое личное мнение — последний. Именно в нем содержится уже полностью правильная информация по сотруднику.
Конец года – это традиционно время для разработки и уточнения учетной политики. Изменения в учетную политику для целей бухгалтерского и налогового учета вносятся на основании п.10 ПБУ 1/2008 и статьи 313 НК РФ в связи с изменением законодательства или по собственному желанию, например, если компания перешла на электронный документооборот.
Единого для всех унифицированного бланка приказа на право подписи первичных документов на сегодня нет, так что предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике предприятия.
Но кто бы не занимался непосредственным написанием приказа, он должен передать его для ознакомления и визирования директору фирмы, поскольку без его подписи данный документ не будет считаться действительным.
Приказ о праве подписи первичных документов — образец такого документа может потребоваться при делегировании соответствующих полномочий лицу (лицам), у которых подобное право не возникает в силу их должностных обязанностей.
Финансовые (платежные) документы, налоговые декларации и первичные документы, которые заверены факсимиле, не имеют юридической силы.