Какие документы нужно сшивать в бухгалтерии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы нужно сшивать в бухгалтерии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В тех же картонных папках, в разрезе по счетам и банкам – если расчетных счетов несколько, также в хронологическом порядке. К выписке из банка подшиваются платежные документы и документы – основания для платежа (счета) за операционный день.

В том случае, если кассовая книга заполняется машинописным способом, т. е. ежедневно все сведения заносятся кассиром сразу в бухгалтерскую программу, например в «1С:Предприятие» или другую (либо если книга ведется в офисной программе по типу Excel), следует поступить так.

Хранение первичной документации в бухгалтерии

Минфин в связи с этим отмечает, что первичный учетный документ может подшиваться отдельным томом, либо к одному из Журналов операций.

Другой вопрос – как прошить документы в 3 дырки, потому что схема отверстий и расположения нитей здесь несколько сложнее. Для начала выбираются документы, которые требуется сшить вместе. Они укладываются в правильном порядке ровной стопкой.

После этих действий необходимо выполнить следующие манипуляции:

  1. Установите на дыроколе ограничитель, таким образом, чтобы расстояние до центра крайнего колющего элемента составляло 68 мм (фото №1)
  2. Вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2).
  3. Убедитесь, что стопка документов выровнена так, чтобы они лежали ровно относительно друг друга.
  4. Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку (фото №3-4).
  5. Переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
  6. В соответствии с фото №9-№12 прошейте документы нитью.
  7. Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 14 сантиметров (фото №13).
  8. Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить, расположенная между тремя отверстиями, не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут плохо открываться (фото №14)
  9. Сделайте дополнительный узел. Узел должен располагаться под наклейкой (фото №15).
  10. Подготовьте бланк для наклейки. Примерно 3х5 см. Скачать форму бланка «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» вы можете по ссылке в конце статьи.
  11. Пронумеруйте документы.
  12. Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах (фото №16).

Фотографии, чертежи, диаграммы, которые являются отдельными листами в деле, нумеруют с оборотной стороны в левом верхнем углу.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.

Конкретный перечень дел, в которых необходимо вести внутреннюю опись, организация может закрепить в ЛПА, в частности в инструкции по делопроизводству.

Перед тем как передать законченные делопроизводством документы на хранение в архив, их нужно подготовить к хранению. Такая подготовка включает в себя формирование дел, их оформление в соответствии с действующими правилами и составление описей дел.

Какие бухгалтерские документы должны быть прошиты

Но если не планируете продолжать вести книгу, не спешите от неё избавляться: хранить книгу надо три года с момента окончания отчётного периода, в котором была сделана последняя запись.

Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д. Например, дело «Приказы по личному составу за 2018 год» должно быть передано в архив не ранее 01.01.2020, но не позднее 31.12.2020.

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

Учет первичной документации в бухгалтерии

Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос­-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Минздравом усилены меры по предотвращению распространения COVID-19. Приостановлено проведение профилактических медосмотров до стабилизации ситуации с COVID-19.

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Минздравом усилены меры по предотвращению распространения COVID-19. Приостановлено проведение профилактических медосмотров до стабилизации ситуации с COVID-19.

ФЛП без НДС не обязаны вести товарный учёт, но им надо вести учёт доходов на основании первички. Документы на расходы оформляют по желанию.

Есть несколько вариантов, как правильно сшивать документы ниткой или специальным шнуром. Выбор подходящего способа зависит от типа и размера документов, их ориентации (альбомной или книжной), а также от требований учреждения, в которое будет предоставлена книга для отчётности.

Сшивать документы специальным шнуром или нитками в две дырки проще всего. Этот способ подойдёт для разных видов бумаг, которые впоследствии будут переданы для проверки или в качестве отчёта, убраны в архив. Прошивка в две дырки осуществляется следующим методом:

  • Возьмите все документы, которые планируете сшить вместе.
  • Разложите листы в правильном порядке. Обычно ориентиром служит дата документа.
  • Для проделывания дыр нужно использовать дырокол, крайние инструменты — это шило и дрель.

Если книга заканчивается, но вы хотите продолжить вести учёт в привычном формате, купите новую, регистрировать в налоговой с 2021 г. её не нужно.

Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников предприятия систематизируют в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости на выплату денег (ведомости начисления заработной платы) формируют ежемесячно в пределах года.

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Оформляем дела на постоянное хранение

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.

По общему правилу обработанную «первичку», которая относится к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения.

Требования к оформлению первичных документов

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

На момент опубликования этой статьи она полностью соответствует действующему законодательству. Однако, законодательство меняется, применимость тех или иных советов может зависеть от вашей конкретной ситуации.

Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

Если законодательство не требует специального оформления, то для таких документов также вполне подойдут картонные папки и разделители к ним. Например, удобно завести отдельные папки для приходных и расходных накладных, подшивая их в хронологическом порядке по датам и по номерам. Тоже касается актов выполненных работ или оказанных услуг.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

Минфин России подготовил проект поправок в приказ об утверждении дополнительных формах годовой и квартальной отчетности по дебиторской задолженности.

При этом учтите: запрещено группировать вместе приказы длительного (75 лет) и временного (5 лет) хранения. Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Книга учёта и первичные документы у ФЛП в 2021 году

Если же штатного бухгалтера нет, то упорядочив систему сбора и хранения документов, Вы облегчите себе дальнейшую жизнь и не будете тратить на поиски нужных документов свое время.

Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее, обычно этот срок составляет 5-10 дней. Такие документы вполне можно собрать в одну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их в хронологическом порядке, например — учредительный договор, далее устав, свидетельство о регистрации и так далее.

Ведомство отмечает, что пункт 11 Инструкции по применению Единого плана счетов бухучета для органов власти, государственных и муниципальных учреждений (приказ от 01.12.2010 № 157н) требует хронологически подбирать и сброшюровывать бумажные первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим Журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Обратите внимание: копии приказов и распоряжений о взысканиях, поощрениях, смене фамилии работника и т. п.

Наличие первички выручит вас, если налоговики аннулируют регистрацию единщика задним числом. Нередко из-за небольшой недоимки по налогам ФЛП сбрасывают с упрощёнки, узнают они об этом случайно, через полгода, год. Выходит, что всё это время предприниматель был на общей системе, а значит, должен подтвердить расходы документально, чтобы не платить 18% НДФЛ и 1,5 % ВС со всей суммы дохода.
Обычно книга заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *